Что такое гарантийное письмо

Полная информация о гарантийных письмах и правилах их оформления. Гарантийное письмо об оплате (образец) для чего необходим документ, как правильно его составить, образцы написания гарантийного письма об оплате задолженности и выполнении работ

Оформление документа

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 550-56-82

Так как законодательством нет четко предусмотренной формы для написания гарантийного письма на оплату задолженности, подтверждение выполнения услуг и работ, о приеме на работу и других видов этого письма – написать его довольно просто.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

При написании гарантийного письма стоит учесть лишь то, что, если письмо составляется от имени юридического лица, оно должно составляться на бланке юридического лица и содержать необходимые реквизиты. От физического лица гарантийное письмо может быть написанное в произвольной письменной форме.

Образцы написания документов-гарантий

Гарантийное письмо об оплате задолженности (документ оформляется обязательно на бланке организации, должен быть подписан главным бухгалтером, а также руководителем, должна быть проставлена фирменная печать).

Факт

Образец гарантийного письма об оплате

Гарантийное письмо о выполнении работ (составляется аналогично, но гарантии предоставляются на выполнение определенного вида работ в определенный срок)

Факт

Образец гарантийного письма о выполнении работ

Важно

Такой документ, как гарантийное письмо можно использовать не только для урегулирования взаимоотношений между юридическими лицами, его можно использовать и во взаимоотношениях физических лиц.

Дополнительно рекомендуется прочитать информацию о том, как составить письмо о возврате товара, а также как правильно написать претензию?

Гарантийное письмо вместо договора

По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

Гарантийное письмо как оферта

Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

• предложение совершить оплату услуг после их оказания;
• предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

• предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
• сроки выполнения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

Гарантийное письмо как акцепт

Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

Положительные моменты:

• можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
• если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
• суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

Недостатки обмена гарантийными письмами:

• объем ограничивает подробное описание условий;
• невозможно определить все права и обязанности;
• не оговариваются процедурные моменты;
• не всегда четко определена ответственность сторон.

Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

Определение и юридические нормы

С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

Кто может составлять такое письмо?

В связи с тем, что гарантии в письменной форме содержат в себе определенные обязательства, то отправителем и составителем его должна быть сторона, которая является плательщиком или должником. Требования к документу зависят от составителя:

• юридического лица;
• физического лица;
• индивидуального предпринимателя.

Письмо должен подписать руководитель предприятия, если оно исходит от юридического лица или индивидуального предпринимателя, скрепляет документ печать компании. Кроме этого, оно должно быть зарегистрировано, как исходящий документ в реестре документации предприятия. Если письмо составляет физическое лицо, то достаточно его подписи, но в тексте должны быть указаны его персональные данные.

Виды гарантийных писем

Гарантийное письмо относится к одной из разновидностей деловой переписки. Отправляющая документ сторона дает в нем обещание или предоставляет гарантию того, что ее обязательства будут выполнены в определенный срок. Оформление гарантийных писем производится между физическими и юридическими лицами. В содержании письма должны содержаться намерения стороны о дальнейших действиях в отношении взаимных договоренностей.

Виды гарантийных обязательств в письменной форме:

1. О современной оплате долга за приобретенный товар.
2. О выполнении работ.
3. О гарантии предоставления объекта в аренду.
4. На поставку продукции.
5. О трудоустройстве или приеме на работу.
6. О приглашении на работу гражданина другой страны.

В письме, независимо от намерения адресата, должны присутствовать конкретные даты исполнения обязательств. Если речь идет о людях, то сведения о них, персональные данные, то есть гарантийное письмо должно отличаться конкретностью содержания.

Гарантийное письмо о трудоустройстве

Гарантия в письменном формате о приеме на работу – документ, в котором работодатель прописывает намерение трудоустроить гражданина на свое предприятие. В нем руководитель обязуется принять гражданина с определенной даты, заключив с ним трудовой договор. Данное обязательство может быть направлено в официальные органы, которые рекомендовали работника для получения рабочего места в этой организации:

• иностранцев в РФ или при отправке россиян для работы в другую страну;
• граждан, принимающих участие в программах по переселению;
• бывших заключенных, освободившихся условно-досрочно;
• молодых специалистов или студентов.

Формат документа:

1. Номер исходящего документа и дата составления.
2. Наименование и данные получателя.
3. Заголовок.
4. Перечень гарантий: должность, социальные гарантии, оклад, длительность действия трудового соглашения, условия труда.
5. Упоминание о типе предполагаемого трудового договора.
6. Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.

Письмо оформляется на фирменном бланке организации, его подписывает руководитель и скрепляет печатью предприятия. В конце документа прописывается фамилия и должность лица, которое составило письмо. Образец данного письма можно скачать здесь.

Гарантийное письмо о выполнении работ

Этот вид гарантии предназначается для того, чтобы подтвердить, что работы по договору между сторонами будут выполнены. Такое письмо исполнитель составляет и предоставляет заказчику при подписании договора. Форма письма отличается от аналогичных гарантийных документов содержанием. Именно в нем излагается суть обязательств, и они должны соответствовать положениям договора:

1. Номер исходящего документа и дата составления.
2. Наименование получателя.
3. Заголовок.
4. Содержание: перечень работ, которые исполнитель обязуется выполнить, сроки, ссылка на договор между сторонами.
5. Сведения о работодателе: реквизиты предприятия, адрес, контакты.

В гарантийном письме рекомендуется сделать пометку о качестве выполнения предстоящих работ, они должны основываться на ГОСТах. Это упоминание будет свидетельствовать о добросовестности подрядчика.

Здесь Вы можете скачать образец гарантийного письма о выполнении работ.

Гарантийное письмо об оплате

Оформление гарантийного обязательства об оплате в письменной форме под силу составить не только юридически подкованному специалисту, но и любому юридическому или физическому лицу, если воспользоваться образцом документа, приведенным ниже. Так как в этом случае речь идет о деньгах, то важно отрегулировать вопрос выплат, в результате чего сохранить отношения с партнером и не доводить дело до судебного разбирательства.

Получение в руки гарантийного письма не означает, что долг будет стопроцентно возвращен, так как этот документ служит лишь косвенным подтверждением, что взятые обязательства будут выполнены. Но для сохранения репутации компании письмо является важным документом.

В содержании плательщику необходимо сослаться на договор, на основании которого возникла необходимость уплаты определенной суммы, если кредитор уже предъявил сумму выплаты с начислением процентов, то необходимо гарантировать, что не только основная сумма, но и причитающиеся проценты будут выплачены. Обязательно упоминание срока, когда долг будет возвращен.

Гарантийные письма о выплате денежных средств можно оформить на имя физических или юридических лиц. Но ни один банк не примет документ подобного рода.

Скачать образец гарантийного письма такого характера можно здесь.

В случае если обязательства, данные одной из сторон, не будут выполнены, и вторая сторона обратится с иском в суд, то гарантийное письмо также будет рассматриваться как косвенное доказательство факта наличия невыполненных обязательств. Получите ответ юриста за 5 минут

Суть гарантийного письма

Как понятно из названия, гарантийное письмо призвано гарантировать одной стороной другой стороне выполнить определенные действия в определенный срок. Соответственно, любое гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:

• фирменный бланк (не обязательно, но так солиднее);
• стороны — гарант и выгодоприобретатель (к примеру, должник и кредитор);
• в теле письма — обещание одной стороны совершить определенные действия, а также сроки их совершения;
• согласно правилам делопроизводства — исходящий номер письма;
• дата письма, подпись должностного лица, его ФИО, должность;
• печать организации;
• если подписант по доверенности — то сведения об этой доверенности и ее копия в приложении. Печать в этом случае не ставится.

Читайте также: Как прошить документы для налоговой и нужно ли прошивать устав при регистрации в 2019 году

Также, необходимо указать контакты, реквизиты и адрес стороны-гаранта.

Значение и составление

Что дает его составление? Несмотря на то, что гарантийное письмо содержит печать организации и подписи ответственных лиц – руководителя, а в отдельных случаях и главного бухгалтера, оно, тем не менее, не относится к документам юридического значения, которые могут быть использованы в суде в качестве доказательства.

Такое сообщение может быть представлено в судебном разбирательстве, но только в исключительных случаях, которые здесь не рассматриваются.

Подготовкой, или – составлением подобных документов в организации занимается секретарь или опытный делопроизводитель. Квалификация специалиста подразумевает знание необходимых правил оформления таких бумаг.

В процесс его создания входят такие этапы, как:

• подготовка проекта письма;
• согласование его с ответственным лицом;
• регистрация и отправка адресату.

Если возникает необходимость передачи информации более обширного объема, то все, относящиеся к документу страницы, должны быть прошиты и пронумерованы.

Входящие гарантийные сообщения регистрируются и подшиваются.

Физические лица, или ИП, вполне могут написать гарантию в произвольной форме, используя при этом обычный бумажный лист формата А-4. Крупные организации, как правило, применяют для этой цели стандартные, предварительно изготовленные бланки, содержащие логотип, реквизиты компании. Наиболее солидные компании стремятся использовать бланки, изготовленные типографским способом.

Письмо-гарантия – что же это?

Гарантийное письмо об оплате (образец) — это в первую очередь документ, содержащий в себе гарантию реализации взятых на себя обязанностей одной стороной по отношению к другой. Такими обязательствами могут быть оказание каких-либо услуг, выполнение разного вида работ, оплата долга и так далее.

Самым распространённым видом гарантийного письма есть гарантийное письмо на оплату задолженности.

Кстати, полезно узнать, как можно проверить компанию по ИНН?

Что такое гарантийное письмо

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Конкретные разновидности гарантийных писем

В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
   • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
   • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
   • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).

Как правильно составить?

Несмотря на то, что гарантия в письменной форме не упоминается в законодательстве как юридический документ, при возникновении разногласий между сторонами о невыполнении каких-либо обязательств, он должен сыграть роль доказательной базы для его получателя в том, что должник давал обязательство о выполнении условий договора, но не выполнил их. В связи с этим необходимо выполнять некоторые требования, касающиеся правильного составления документа и включения всех необходимых пунктов в его содержание.

Основное требование к тексту гарантийного письма: он должен быть лаконичным, без ненужных отступлений и включать в себя конкретную информацию о составителе, сути обязательства и сроках его исполнения. Письмо должно содержать только те позиции, которые требуются адресату для того, чтобы он был уверен в надежности партнера и его обещаний.

Форма, структура, содержание гарантийного письма

Форма гарантийного письма не имеет строгий стандартный вид, ведь он зависит от содержания, цели написания и требований адресата, но некоторые пункты необходимо включать, чтобы документ соответствовал деловому стилю:

1. Наименование получателя – юридического лица, Ф.И.О. руководителя, адрес места нахождения.
2. Сведения об отправителе.
3. Содержание: суть обязательства с указанием даты исполнения, суммы, если речь идет о выплатах средств, каким образом деньги будут перечислены или переданы адресату.
4. Дата составления документа, подпись составителя, печать учреждения, если таковая имеется.

К письму можно приложить дополнительные документы, если они каким-то образом могут стать подтверждением данных обязательств.

Особенности составления гарантийного письма

Особенности гарантийных писем заключаются в их содержании, в том пункте, в котором описывается суть обязательств составителя и его обещания относительно их исполнения. В каждом конкретном случае этот пункт будет иметь свои особенности, так как это зависит от условий взаимоотношений между сторонами.

Общие требования сводятся к оформлению:

1. Сугубо деловой стиль оформления, отсутствие фраз описательного характера, длинных предложений.
2. Четкие и конкретные формулировки.
3. Лаконичное изложение процедуры выполнения обязательств.
4. Составление гарантийного обязательства в письменной форме на фирменном бланке организации.
5. Скрепление документа подписью ответственного лица и печатью компании, если она имеется. Если речь идет о переводе средств со счетов компании в счет погашения долга, то целесообразна подпись главного бухгалтера предприятия.
6. Недопустимость безграмотного написания документа.

Образцы гарантийных писем

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2019 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2019 года, после массовых отказов по адресам:

Пример гарантийного письма о поставке товара

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о поставке товара .doc

Генеральному директору
ООО «Специнвест»
Студенцову П.И.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О поставке товара

Исх. № 124/56н
г.

Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от г.

Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до г.

Банковские реквизиты:

ОАО «Бета-банк», г.Уфа
р/с № ххххххххх;
к/с ххххххххх;
БИК ххххххх;
ИНН ххххххх;
КПП хххххххх.

ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

М.П.

Подтверждаем гарантии оплаты

Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

Тонкости оформления:

• адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
• обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
• должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
• реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
• любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

Немного истории

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Источник: Едронова В.Н., Мизиковский Е.А. «Регулирование и учет операций с векселями». М., Финансы и статистика, 1996. –128

В каких случаях составляют гарантийное письмо?

Гарантийное письмо – это неофициальное подтверждение обязательств, в законодательстве отсутствует такое понятие. Но существует судебная практика по рассмотрению вопросов с их использованием. Юридическая сила этого документа зависит от того, насколько юридически верно он составлен, и оправдана ли необходимость его написания.

Гарантийное письмо используются в случаях, когда возникает необходимость:

• в подтверждении оплаты за приобретение товаров или услуг;
• при предоставлении информации третьим лицам при обеспечении кредита, регистрации юридического лица и т. д.;
• при необходимости выражения намерения юридического лица о сотрудничестве.

Необходимость написания подобного документа появляется, если одна из сторон сделает запрос на предоставление такого документа, когда ей недостаточно устного заверения в исполнении обязательств. Наиболее употребительный случай для предоставления гарантий в письменной форме – это вопросы, связанные с оплатой услуг или товаров, выплатой задолженностей в установленные сроки.

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопросБесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопросФакт

В гарантийных письмах от имени юридического лица всегда должны быть нужные реквизиты и подпись руководителя.

Обязательные реквизиты для юридического лица:

• Наименование организации и его реквизиты
• Необходимые контактные данные
• Суть обращения в письме
• Дата подписания
• Печать организации, а также подпись ответственного лица

Это тоже важно знать:Расторжение договора аренды по соглашению сторон - образец

Реквизиты для физических лиц:

• ФИО
• Паспортные данные и адрес проживания
• Суть обращения в письме
• Подпись

Полезно узнать, какие документы нужны чтобы открыть ИП в 2019 году, а также узнайте, можно ли тратить уставной капитал ООО?

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

1. Дата и исходящий номер.
2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Название документа (не обязательно).
5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
7. Сведения об отправителе.
8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

ВАЖНО! Подписывать такой документ должен не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Особенности составления и оформления

Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

• номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
• название организации-адресата;
• ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
• тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
• основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
• данные отправителя;
• должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

А теперь рассмотрим конкретные образцы гарантийных писем.

Пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса

ФАЙЛЫ
Скачать пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса .doc

ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О предоставлении юридического адреса

Г.Санкт-Петербург
г.

ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от г.) с правом заключать договоры субаренды.

Приложение:

• копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
• копия Договора аренды № 567/18 от г.

Генеральный директор

ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

М.П.

Подтверждаем предоставление юридического адреса

Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

• адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
• обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
• должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
• следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
• необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
• гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).