Описание последовательности шагов по подтверждению накладных в ЕГАИС в ЕГАИС. Расскажем о работе с накладными в ЕГАИС: как подтверждать ТТН от поставщика через личный кабинет, осуществить переотправку или отказаться от них. Найдете пошаговый алгоритм, узнаете, каковы сроки, чтобы принять бумаги, и штрафы при их несоблюдении.
Содержание
- Как проверить накладную перед подтверждением?
- Что такое ЕГАИС и для чего она нужна
- Когда можно отказаться от ТТН и как это сделать?
- Причины отказа подтверждения накладной в системе!
- Подтверждение через личный кабинет
- Действия для начала работы
- Подтвердить марки с помощью помарочного сканирования
- Подтвердить марки без сканирования
- Вопросы и ответы
Как проверить накладную перед подтверждением?
После получения поставки алкогольной продукции важно проверить пришедшую ТТН в системе с бумажной, по следующим параметрам:
Дата электронной накладной совпадает с датой поставки;
Бумажная и электронная ТТН имеют одинаковую дату;
Количество и наименование продукции совпадает;
Общая стоимость товара не различается.
Срок отправки ТТН для поставщиков установлен три дня с момента фактической поставки. Покупателю, для получения электронных документов в день фактического получения товара, срок отправки необходимо согласовать с поставщиком. Срок подтверждения ТТН составляет три рабочих дня.
ВАЖНО! Номера накладных должны совпадать на 100%. Если в ЕГАИС указан номер 789, а в бумажном варианте 0789 одна из ТТН должна быть изменена.
Что такое ЕГАИС и для чего она нужна
Что такое ЕГАИС и для чего она нужнаСистема ЕГАИС – это объединенная информационная система по контролю за торговлей алкогольной продукции в России. В эту систему стекается абсолютно вся информация о произведенном в стране алкоголе (алкогольные напитки, пиво и пивные напитки), об импортированной из-за рубежа продукции, о любых движениях и перемещениях, о каждой проданной бутылке со спиртным напитком.
Скачать инструкцию по подключению ЕГАИС
Скачать бланк декларации об объеме розничной продажи алкогольной продукции
Скачать правила выбора сканера штрих-кода
Система ЕГАИС внедряется с 2015 года, происходило это поэтапно, в три этапа.
1. В ЕГАИС передают информацию производители алкоголя и пива. Это происходит уже с 2015 года
2. С 1 января 2019 года все, кто занимается продажами алкогольной продукции и пива обязаны передавать в ЕГАИС информацию о закупках продукции.
Эта обязанность касается всех участников алкогольного ритейла, начиная с сетевых игроков и заканчивая ИП, торгующими пивом в розлив. Этап условно можно назвать «Подтверждение накладных».
Предприниматель (продавец) обязан сначала сверить фактическую поставку с тем, что указано в накладных, и в случае правильности передать в ЕГАИС информацию о том, что он подтверждает накладные от поставщика.
Если данные будут разниться – в накладной одно, а по факту другое – то в ЕГАИС передается акт о расхождении данных.
Попробуйте товароучетную программу Бизнес.Ру, в которой реализована 100% поддержка ЕГАИС для продажи алкоголя и передача всей необходимой информации в Росалкорегулирование. Попробуйте полную версию программы Бизнес.Ру бесплатно>>>
3. С 1 июля 2019 года следующий этап ЕГАИС – «Подтверждение закупок». Все, кто торгует алкогольными напитками, должны не только отчитываться о том, что закупили и в каком объеме через подтверждение накладных, но и подтверждать продажи.
Подтверждение продаж не касается тех, кто продает пиво в розлив – они продолжают только подтверждать закупки.
Подтверждение продаж происходит следующим образом: на каждой бутылке со спиртным напитком есть специальный штрих-код. В каждой торговой точке на кассе есть специальный сканер для этих штрих-кодов.
Считывая с бутылки информацию при продаже на кассе, через сканер информация сразу передается в ЕГАИС.
Теперь, во всех магазинах, на всех кассах стоят специальные кассовые аппараты, печатающие чеки с QR-кодом (Кассовая программа, совместимая с ЕГАИС). И каждый покупатель, считав этот QR-код, может в любое время получить информацию о купленной бутылке алкоголя: когда и на каком заводе напиток произведен, есть ли лицензия у производителя, сроки и условия хранения продукта, а также другую информацию.
Для тех, кто в нарушение закона продолжает работать, не подключившись к ЕГАИС, введены серьезные санкции. Штраф для ИП и директоров магазинов составляет 10-15 тысяч рублей, для юридических лиц, ООО, магазинов – 150-200 тысяч рублей.
Когда можно отказаться от ТТН и как это сделать?
Отказ от приемки алкоголя — естественная процедура, поэтому ЕГАИС поддерживает данный функционал. Кроме того, реализована процедура отказа таким образом, что она не вызывает особых сложностей у получателя. Отказ составляется в случае, если:
- Расхождение между накладной и реально полученной поставкой слишком большое. Например, по товарно-транспортной накладной получатель должен был иметь 200 единиц продукции, а получил всего 20. Тогда составление акта о расхождении необязательно, но вместо него можно оформить отказ.
- Товар вовсе не был доставлен поставщиком (даже если поставщик предупредил об этом или пытается объяснить происходящее форс-мажором, получатель все равно имеет право оформить отказ).
- Товар ненадлежащего качества — просрочен, на нем отсутствуют марки, свидетельствующие об оплате поставщиком акцизов, стекло бутылок треснулось и так далее.
Для проведения процедуры по-прежнему необходим транспортный модуль: личный кабинет не поддерживает функцию отправки отказа. С помощью личного кабинета можно лишь отслеживать информацию по накладной, а также совершать их переотправку.
При использовании ФСРАР УТМ процедура выглядит следующим образом:
- Во вкладке «Товарно-транспортные накладные» найти недавно поступившую в ЕГАИС накладную. Для этого ее необходимо загрузить с автоматизированной системы в УТМ.
- Найти нужную накладную. В нижней части программы будет кнопка «Отправить отказ» рядом с кнопкой о принятии документа.
- В поле «fsrar ID отправителя» нужно ввести ID код компании-поставщика.
- В поле «код акта об отказе в приемке» нужно ввести номер акта. Информацию можно получить из физического документа или из электронного — в случае, если пользователь имеет в своем распоряжении более совершенные бухгалтерские программы.
- В поле «Номенклатура» необходимо указать категорию поставленного товара.
- Нажать на кнопку «Отправить».
Если все введено верно, в личном кабинете позже можно будет увидеть статус ТТН: «Отказано». Он означает, что система приняла акт и поставщик получил соответствующее уведомление.
Причины отказа подтверждения накладной в системе!
До подтверждения ТТН, алкоголь резервируется на остатках предприятия-поставщика, факт продажи фиксируется с момента подтверждения получения товара покупателем в системе. Действие с накладной ЕГАИС необратимо. Для отказа подтверждения документа есть несколько причин:
- Поставка не получена Покупателю алкогольной продукции следует ответственно подходить к работе с системой, важно не подтверждать накладные до момента фактического получения товара.
- Номер или дата накладной различается с бумажным документом При расхождениях в номерах и датах ТТН с продавцом можно согласовать изменение бумажного документа, после изменения подтвердить накладную.
- Пересортица товара Покупатель формирует заказ в соответствии со своей номенклатурной базой, поэтому при наличии в документах новой продукции сверх заказа, от накладной следует отказаться.
- Расхождение общей стоимости При верном количестве товара по документам и несоответствии общей стоимости необходимо делать отказ от ТТН в системе.
Подтверждение через личный кабинет
Система предусматривает далеко не только создание товарно-транспортных накладных, но также порядок принятия ТТН сторонами, переотправку при возникновении ошибки и подачу отказа. Кроме того, система позволяет просмотреть акты о расхождении по поставке и прочие документы, непосредственно связанные с поступлением в магазины алкоголя и других спиртосодержащих товаров.
Когда оно необходимо?
В России установлены меры по контролю оборота спиртосодержащих товаров внутри страны. Сам по себе ЕГАИС изначально вводился именно с целью искоренить явление контрафактного алкоголя, распространившегося в 90-е годы.
Подтверждение накладных — один из обязательных этапов в контроле оборота алкоголя: поставщик алкоголя обязан отправить в систему ТТН, однако указать на юридическую чистоту поставки, качество алкоголя и прочие важные вещи может только получатель. Именно он составляет подтверждение, отказ или акт о расхождении — от его обратной связи зависит вся работа системы.
Подтверждение товарно-транспортных накладных в ЕГАИС — обязанность, а не право: необходимость процедуры и сроки, в течение которых ее нужно провести, регламентированы Приказом Минфина России от N 84н. Ответственность за несоблюдение российского законодательства по этому вопросу предусмотрена по ст. 25 Федерального Закона от № 171-ФЗ и КОАП РФ ст. .
Как подтвердить ТТН от поставщика: пошаговая инструкция
Прежде, чем начать процедуру подтверждения накладной, пользователь должен уже иметь в системе личный аккаунт. Как правило, регистрация не вызывает сложностей у пользователей по причине несложности процесса.
Однако, личный кабинет понадобится для доступа к информации, а не к самой работе. На данный момент официальный сайт ЕГАИС позволяет лишь переотправить, проверить накладную через систему и получить другую важную информацию.
Подтверждение поставки исключительно посредством сайта невозможно: необходимо скачать с сайта программу «Универсальный транспортный модуль (УТМ)». Сделать это можно в личном кабинете через вкладку слева «Транспортный модуль».
Внимание! Работать также можно на любом другом программном обеспечении — при условии, что оно совместимо с УТМ (например, известная программа для бухгалтеров «1С:ИТС»).Как только получатель проверил, нет ли расхождения (например, поставлено было меньше, чем нужно по накладной), в случае, если все в порядке, начинается сам процесс подтверждения накладной.
Для принятия ТТН нужно в программе ФСРАР УТМ следовать следующему алгоритму действий:
- Для начала в программу необходимо загрузить поступившую в ЕГАИС неподтвержденную накладную. Для этого нужно начать на вкладку «Получение ТТН из ЕГАИС».
- В открывшемся окне внести десятизначный идентификационный номер товарно-транспортной накладной (его, как правило, получателю сообщает поставщик), после чего начнется процесс загрузки документа.
- После загрузки в программу накладной необходимо нажать кнопку «Отправить акт о принятии накладной».
- В поле «fsrar ID отправителя нужно ввести ID код компании, отправившей продукцию — код сообщается поставщиком.
- В поле «код акта о принятии накладной» нужно ввести номер акта. Его можно увидеть на физическом варианте Акта или же составить сразу в бухгалтерской программе, если в ней есть функционал создания актов.
- В поле «Номенклатура» нужно ввести категорию, к которой принадлежит продукция.
- Нажать на кнопку «Отправить». После этого акт поступит в систему ЕГАИС, а после его проверки в личном кабинете ЕГАИС можно будет увидеть, что накладная «подтверждена».
Установленные сроки
Для получателей, чей склад находится в черте города, подтверждение накладной должно происходить в течение трех рабочих суток с момента поступления спиртосодержащего товара.
Штраф за несвоевременное занесение в систему информации об обороте
Какой штраф положен за неподтверждение в срок ТТН? Нарушение Приказа Минфина влечет достаточно жесткие штрафные санкции.
Согласно КОАП РФ, ст. , максимальный штраф за нарушение порядка оборота спиртосодержащей продукции составляет:
- 200 тыс. рублей для юридических лиц;
- 15 тыс. рублей для физических лиц.
Кроме того, согласно ст. 25 Федерального Закона от № 171-ФЗ обнаруженный незаконный оборот алкоголя должен быть пресечен посредством конфискации найденного контрафакта.
Действия для начала работы
Все участники процесса купли-продажи алкогольной продукции регистрируются в системе и получают специальный ключ на юридическое лицо, а также ID код компании;
Производители вносят в электронную базу список своей продукции, на каждую номенклатурную позицию присваивается код ID по которому можно найти товар в системе;
Перед получением продукции покупатель должен убедиться, что алкоголь, который планируется приобрести, есть в ЕГАИС, сверить наименование со своей базой.
Подтвердить марки с помощью помарочного сканирования
У каждой бутылке сканируйте акцизную марку. СБИС проверит ее формат, наличие в накладной и в других документах на . Для старых акцизов сверит код ЕГАИС. Если все верно — марка будет подтверждена и добавлена в наименование.
Также можно сканировать упаковку, которую промаркировал поставщик, — СБИС добавит в наименование все марки из нее.
- Появилось предупреждение, что акцизная марка уже подтверждена ранее. Что делать?
После успешного сканирования всей продукции убедитесь, что у позиций с помарочным учетом стоит значок — количество бутылок совпадает с числом отсканированных и подтвержденных марок.
При расхождении по маркам и/или количеству система выдаст ошибку, либо отобразит несоответствия цветовой индикацией.
- — количество бутылок больше, чем число отсканированных и подтвержденных марок;
- — количество бутылок меньше, чем число отсканированных и подтвержденных марок.
Подтвердить марки без сканирования
Если поставщик указал марки в ТТН, то их можно подтвердить вручную сразу по всей позиции, не сканируя бутылки.
В этом случае СБИС не проверяет марки. Поэтому вы рискуете принять на склад контрафактный алкоголь, либо продукцию с пересортом и неучтенными в ЕГАИС марками.
В поступлении откройте режим редактирования номенклатуры по кнопке и в блоке «Акцизные марки» нажмите «Принять все». Все марки будут подтверждены и добавлены к номенклатуре.
Повторите действие для каждой позиции.
Если обнаружили вскрытую коробку, сначала подтвердите только те, которые не вызывают сомнений. В режиме расширенного редактирования позиции наведите указатель мышки на упаковку, нажмите и выберите «Подтвердить». Либо отсканируйте маркировку коробок.
В акт расхождений автоматически будут перенесены номенклатуры с неподтвержденными марками. Если при ручной приемке вы пропустили позицию, она в полном объеме будет указана в акте расхождений.
Вопросы и ответы
Источники
Использованные источники информации.
- http://blog.it-terminal.ru/egais/podtverzhdenie-nakladnyh-v-egais.html
- https://www.business.ru/article/590-nakladnye-v-egais-kak-podtverdit-i-proverit
- https://pravo.guru/zzp/torgovlya-i-tovary/nakladnaya/podtverzhdenie-i-pereotpravka-v-egais.html
- https://sbis.ru/help/edo/egais/work