Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении. Как прошить книгу учета движения трудовых книжек: законодательство, прошивка и опломбирование книги, советы по процессу, методы прошивки и опломбирования, ответственные лица

Требования к кадровой службе

Трудовая книжка должна храниться в специальном шкафу/сейфе, в который имеет доступ только ответственный сотрудник. Перед отправкой на хранение документ работника нужно внести в особый реестр, который принято называть «Книга учета и движения трудовых книжек» .

В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ. Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию. Поэтому приняты общие правила оформления книги – она должна быть прошита или опломбирована с соблюдением законных требований («Правила ведения и хранения ТК», принятые Правительством в 2003 году № 225. пункты с 40 по 45).

Книга для учета трудовых книжек – это отдельный журнал, в который не должна вноситься информация, не имеющая отношения к трудовой. Нужно купить соответствующую форму в канцелярском магазине. Особое внимание уделите обложке будущего журнала. Чем она плотнее, тем дольше сохранится внешний вид.

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.

Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета.

В указанный журнал надлежит вносить информацию:

• о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
• оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Оформление указанного журнала должно соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям, таким как:

• наличие твердого переплета (иными словами, недопустимо оформление этого документа в обычной тетради);
• обязательная нумерация всех страниц;
• наличие прошивки с указанием количества листов, подписью руководителя;
• обязательное скрепление журнала либо пломбой, либо сургучной печатью.

Приказом Министерства труда РФ от № 69 утверждена унифицированная форма этой книги.

Согласно п. 695 списка, утвержденного приказом Минкультуры России от № 558, срок хранения книги учета составляет 75 лет. При этом компания должна придерживаться правил организации и хранения в соответствии с ГОСТ Р , а также правил, утвержденных приказом Минкультуры России от № 526.

Ведение учета трудовых книжек

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

• правила оформления ведения трудовых книжек>
• бланк книги учета>
• Трудовой кодекс России>
• документы предприятия>
• бланки трудовых книжек>
• печать (штамп) предприятия>
• трудовые книжки работников.

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

Заполнение титульного листа

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы. Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе. Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

Инструкция по прошивке

1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях. Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.
2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.
3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью

Напоминаем вам, что такой лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

• Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
• На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
• В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Пломбирование прошивки

Чтобы опломбировать книгу учета трудовых книжек, нужно подготовить чистый лист (размером 4 на 5 см), пломбу и клей. Листок нельзя заполнять информацией, пока он не будет наклеен на концы нитей.

Прошивка должна быть опломбирована. Может использоваться сургучная печать или пломба. При использовании печати ее оттиск должен попасть на бумажную наклейку, концы нитей и обложку журнала. Пломба наносится только на концы нитей.

Дальше кадровик вручную указывает на наклейке количество страниц в документе цифрами и прописью. На этом процедура прошивки книги завершена. Остается правильно заполнить титульный лист и внести информацию о трудовых книжках всех сотрудников.

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

Все записи, вносимые в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, являются предельно важными.

В соответствии с номенклатурным производством, в контексте которого обозначен алгоритм производства документации, устанавливаются своего рода правила защиты информации, содержащейся в журнале.

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц. а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа! Это быстро и бесплатно !

Кроме того, что журнал надлежит хранить в месте, находящемся вне свободного доступа. его необходимо прошить и опломбировать определённым образом.

При отсутствии прошивки и опломбирования руководителю могут быть предъявлены штрафные санкции.

В первую очередь для журнала необходимо подготовить твёрдый переплёт, если в приобретённом образце тонкая обложка.

Книга учёта будет служить достаточно долго, но при этом она должна иметь надлежащий вид.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Прошивают страницы обычной грубой нитью, никаких нормативных требований на этот счёт не предусмотрено.

Однако некоторые кадровые работники, особенно молодые, могут столкнуться с дилеммой по поводу выбора материала. Банковский шпагат или тонкую ленту использовать можно, хотя в таком случае прошивка будет грубовата на ощупь, что несколько затруднит пользование журналом.

Можно использовать обычные нитки, например № 10. Но в этом случае нарушается внешний вид журнала и для прошивки нужно сделать достаточно много стежков. В некоторых случаях используют тонкий длинный шнурок, что многим кадровикам представляется вполне удобным. Безупречно подходящим для прошивки материалом является суровая или прошивная нить ЛШ-210. Она пользуется преимуществом при выборе средства для прошивки журнала (и в аналогичных случаях).

Далее осуществляется процедура прошивки с одновременным опломбированием книги учёта. После её завершения Книга будет надёжно защищена от постороннего вмешательства в её записи. А удалённый из журнала лист можно сразу определить по нарушению нумерации листов.

Стандартная процедура, использующаяся наиболее часто, заключается в следующем:

1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Главное, чтобы завершить прошивку, нужно вытянуть края нити или шнура, который использован, приблизительно на 6-8 сантиметров, и закрепить его на внутренней задней стенке журнала.

Для этого конец нити приклеивается обычным канцелярским клеем к стенке журнала, а поверх него наклеивается небольшой квадрат обычной плотной бумаги, с печатью и подписью ответственного лица, а также – с указанием даты прошивки.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Шилом прокалываете все страницы(они должны быть все пронумерованы)..ну вот как например реферат в школе-в трех местах,ну или в двух-нитки продели оставили хвостик подлиннее-на последнем листе узелок завязали,сверху(прямо на узелок с нитками) наклеили бумажный квадратик ,на нем написали :прошнуровано пронумеровано 47 листов.Подпись директора(а не кадровика).Печать организации,лучше чтоб печать выходила немного за рамки квадратика.,а концы ниток пусть торчат из под квадратика.вот посмотрите тут еще. решайте сами как вы будете делать))):

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Я не умная, я опытная.Была бы умной-не была бы такой опытной.

Найдите у кого есть возможность поставить пломбу и попросите. Нам сделали электрики.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#4[452869] 11 февраля 2015, 10:33

мне говорили юристы, которые проходили проверку ГИТ, что книга должна быть опломбирована или сургучная печать на сшивке. И я так подумала, что с сургучом мороки много и поэтому в комусе заказала ручной пломбиратор и пломбы

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

мне говорили юристы, которые проходили проверку ГИТ, что книга должна быть опломбирована или сургучная печать на сшивке. И я так подумала, что с сургучом мороки много и поэтому в комусе заказала ручной пломбиратор и пломбы А пломбу вы где ставили: на узелке, или сначала на узелок клеили наклейку с количеством страниц и подписью, а ниже пломбу ставили?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

А мы заказывали книгу через интернет. Книга уже пронумерована прошнурована и опломбирована пластиковой пломбой в соответствии с гостом. Но у меня другой вопрос. Эта лента легко из пломбы вытаскивается. Я думаю что у многих есть эти журналы. как вы исправляет такой недостаток?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

А если у меня обычная печать стоит, но прошита. Думаете будут большие проблемы?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Никогда не при напролом — главное обмани врага!

Читайте также: Служебное расследование трудовой кодекс

Боже, дай мне силы, терпения, и на всякий случай 42 миллиона долларов!

А если у меня обычная печать стоит, но прошита. Думаете будут большие проблемы? да, в соот. с правилами книга должна быть опломбирована или сургуч))

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Скажите, пожалуйста, допускается ли ведение книги учета трудовых книжек, изготовленной самостоятельно (из распечатанных бланков, переплетенная в твердые корочки, прошитая и т.д. согласно правилам) или эту книгу обязательно нужно где-то заказывать (типографии, магазины канцтоваров)?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

« Первая ← Пред. 1 След. → Последняя (1) »

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться .

Опломбирование книги учета

Опломбирование книги учета производиться для увеличения защиты книги от произвольного вмешательства в прошивку или несанкционированного вскрытия книги.

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

Допустимо по индивидуальному заказу размещать на пленочной пломбе графы для даты и подписи и других данных, а также логотип и название самой организации.

1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

• Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
• На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
• На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
• Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Как получить больничный лист в поликлинике быстро и без проблем.

Если вы хотите узнать, как долго вам будут платить декретные, то наша информация вам пригодится.

Больше узнайте про государственную пенсию, положенную инвалидам, тут.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

В данную книгу учета заносятся данные связанные с движением трудовых книжек в организации: оформление, отправка или получение.

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-86-72.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 245-61-57.
• Регионы: 8 (800) 600-36-07.

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения. Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек. В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
3. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
4. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

• размер листка – 4×}5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки)}
• на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги)}
• указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Любые документы требуют порядка в оформлении и хранении. Особые требования предъявляются к бланкам отчетности, книгам, ведущим учет движения той или иной документации хозяйственной деятельности. Сегодня обратим внимание на кадровую службу и дадим рекомендации, как прошить книгу учета движения трудовых книжек. Это важный документ, который хранится у работодателя весь период работы гражданина в конкретном учреждении. С момента зачисления человека в штат вся ответственность за трудовую книжку переходит на организацию в лице кадрового специалиста.

Оформление титульного листа

Титульный лист журнала заполняет кадровик или другой ответственный сотрудник, которого назначает директор организации специальным приказом.

В титульном листе должна содержаться следующая информация:

• Наименование организации, если нормативно-правовая форма регистрации – юридическое лицо, и данные предпринимателя, если зарегистрировано ИП.
• Дата начала ведения учета трудовых книжек и предполагаемая дата окончания (обычно добавляется 50 лет к начальной дате). Конечная дата соответствует сроку хранения документации в кадровой службе и в архиве.

Чтобы не допустить ошибок в оформление обложки книги и ее прошивке, можно посмотреть готовый образец. Сотрудник, пришедший на смену прежнему кадровику, по окончании одного журнала может использовать его как образец для оформления новой книги (продолжения).

Правила прошивки

Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.

Кадровик должен пронумеровать все страницы будущей книги, чтобы в дальнейшем не было возможности удалить лист незаметно.

Дальше необходимо сделать отверстия для продевания нити. Используют дырокол или шило. Выбор зависит от предпочтений кадровика. Особых требований к количеству отверстий для прошивки нет. Можно сделать три или два прокола. Но они должны быть на левых полях книги и расположены на расстоянии 3 см друг от друга. Остается только прошить правильно все страницы и зафиксировать концы нитей.

Для прошивки отмеряется необходимая длина шнура, нити, шпагата. В дырки протягивается нить в несколько этапов, чтобы получилась плотная стяжка обложки и листов. Важно, чтобы концы нити оказались сзади журнала и были заведены внутрь за обложку, где завязывается крепкий узел и остаются кончики, которые нужно опечатать.

Как прошить книги учета и хранения трудовых книжек?

подскажите пожалуйста какие требования к прошиванию книги учета и хранения трудовых книжек. (поступила информация что якобы она должна быть прошита специальным способом. )

По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью (абз. 4 п. 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ). Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета.

Однако обязательных для соблюдения правил, каким образом должно быть произведено прошнурование книги не установлено. Поэтому никакого специального способа нет.

Применяющийся на практике способ Вы сможете найти в приложении к ответу ниже.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Журнал «Кадровое дело» № 12, Декабрь 2015

Оформляем шаг за шагом

Статья о Учете трудовых книжек поможет вам не допускать ошибок в работе.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек

В статье читайте:

• Какие сведения отражают в книге учета движения трудовых книжек
• Когда в книгу учета нужно внести изменения
• В каком порядке исправить ошибки в книге учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – один из обязательных документов, который должен быть у работодателя (п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225 )). При проверке инспектор труда непременно запросит книгу учета. Если она отсутствует или оформлена неверно, возможен штраф (ч. 1. 4 ст. КоАП РФ). Рассмотрим, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек.

Шаг 1. Определяем ответственного за учет трудовых книжек

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225 ). При этом он вправе назначить специально уполномоченное лицо по работе с трудовыми книжками. Для этого руководитель организации издает приказ в произвольной письменной форме. В нем удобно сразу обозначить, кто исполняет обязанности ответственного сотрудника в случае его отсутствия. Соответствующие задачи специально уполномоченного лица нужно прописать в должностной инструкции или в трудовом договоре с ним (ст. 60 ТК РФ ).

Шаг 2. Оформляем книгу учета в соответствии с требованиями

Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена приложением № 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Приложение № 3 ). Вы можете изготовить эту книгу самостоятельно по установленной форме. Например, распечатать специальные бланки на листах А4 и скрепить их между собой или перерисовать графы в большую тетрадь. Либо приобрести готовую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на сайте Магазин.Кдело.рф .

Перед тем как вносить записи, книгу учета следует подготовить к работе. Для этого пронумеровать, прошнуровать все листы; заверить их количество подписью руководителя организации; скрепить книгу сургучной печатью или опломбировать (абз. 4 п. 41 Правил № 225 ).

Специалист по кадрам Светлана Ф. назначена приказом ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в новой организации ООО «Верес». Она приобрела готовую книгу учета движения трудовых книжек. Там уже были пронумерованы все страницы и в них были проделаны отверстия для брошюровки.

Кадровик прошила все листы прочной нитью, вывела концы нити внутри задней обложки, завязала узел. С внутренней стороны обложки на узел и хвостики нити приклеила квадратную полоску бумаги, на которой написала: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 (тридцать два) листа».

Затем руководитель организации заверил вышеуказанные сведения своей подписью, а Светлана указала его должность, фамилию и инициалы, наименование компании и текущую дату (п. ГОСТ Р , утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст ). Опломбировала выступающие концы нити индикаторной пломбой. На обложке указала фактическую дату начала ведения книги.

Шаг 3. Вносим сведения в книгу учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек регистрируют как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу (образец ниже). При этом соблюдают хронологический порядок, то есть первыми указывают сведения о трудовой книжке работника, который был принят раньше всех.

Очередную запись вносят следующим порядковым номером. В ней отражают сведения о дате приема, Ф.И.О. владельца трудовой книжки, серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее. А также должность, место работы, реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника, и др.

Трудовую книжку выдают сотруднику в последний день его работы (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ ). За нарушение этого требования работодателю грозит материальная и административная ответственность (ст. 234 ТК РФ. ч. 1 ст. КоАП РФ ).

При увольнении работник расписывается в личной карточке и книге учета в подтверждение того, что трудовую книжку он получил (п. 41 Правил № 225 ). Если трудовую книжку направляют сотруднику с его согласия по почте, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно сделать об этом отметку (п. 40. 41 Правил № 225). Как именно, законодатель не поясняет.

На практике в такой ситуации в графе 13 пишут, что трудовая книжка отправлена по почте, а в графе 12 указывают дату получения документа работником (ее узнают из уведомления о вручении, когда оно возвращается работодателю) (образец ниже) (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ ). Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, хранят вместе с книгой учета 75 лет (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 ).

Шаг 4. Указываем в книге учета выдачу вкладыша или дубликата трудовой книжки

Если в период работы сотруднику заводят дубликат трудовой книжки или вкладыш, то эти факты регистрируют в книге учета отдельными строками. В графе 11 отражают сумму, полученную от сотрудника за новые бланки трудовой книжки или вкладыша (п. 47 Правил № 225 ). Если работодатель выдает сотрудникам бланки безвозмездно, то в графе 11 ставят прочерк.

Когда работник будет увольняться, ему придется расписаться сразу в двух строках книги учета – в том, что он забрал и трудовую книжку, и вкладыш в нее, если последний оформляли в период работы (п. 41 Правил № 225 ). Соответствующие строки могут располагаться на разных листах книги учета, ведь даты приема на работу и оформления вкладыша в трудовую книжку могут не совпадать.

Рассмотрим случай, когда за оформлением дубликата трудовой книжки обращается уволившийся сотрудник. Такое возможно, если расторжение трудовых отношений было признано незаконным в установленном порядке (п. 33 Правил № 225 ). В этой ситуации кадровик внесет в книгу учета сведения о дубликате трудовой книжки отдельной строкой. При этом графы 7 и 8 останутся пустыми (при условии, что уволившийся сотрудник не восстанавливается на работе), а в графе 9 будут указаны реквизиты приказа, на основании которого оформлен дубликат. После того как дубликат будет выдан сотруднику, тот поставит дату и роспись в графах 12 и 13 .

Шаг 5. Отражаем изменение сведений в книге учета

Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме на работу, а также при оформлении книжки или вкладыша, то есть в графах книги указывают данные, актуальные на определенный момент (п. 41 Правил № 225 ). В течение работы сотрудник может сменить фамилию, должность, структурное подразделение, а организация, в которой он трудится, – наименование, организационно-правовую форму и др. Однако лишь некоторые изменения следует отражать в книге учета.

Читайте также: Заявление на увольнение по почте

Популярные вопросы

Владелец трудовой книжки сменил фамилию, имя или отчество. Нужно исправить сведения в графе 5 книги учета в таком же порядке, как это делают на титульном листе трудовой книжки (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ). Старую фамилию зачеркивают одной чертой, над ней вписывают новую и в свободном месте рядом или на поле книги указывают реквизиты подтверждающего документа (свидетельства из ЗАГСа, паспорта). Далее уполномоченное лицо ставит дату и подпись.

Сотрудник перешел на другую должность или в иной отдел. Не требуется отражать эти факты в книге учета. Согласно форме, установленной Приложением № 3. информацию о должности и месте работы сотрудника указывают в графах 7 и 8 книги учета на момент приема и в дальнейшем изменения туда не вносят.

Компания изменила название и (или) организационно-правовую форму. Необходимо исправить сведения на обложке книги учета. Установленного порядка нет, поэтому работодатели вносят изменения тем же способом, что и в личную карточку работника и другие кадровые документы (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ).

Прежнее наименование организации на обложке зачеркивают одной тонкой чертой, а сверху указывают новое с пометкой «Исправленному верить». Затем внесенные исправления заверяют подписью ответственного сотрудника кадровой службы и указывают дату корректировки. Рядом в свободном месте желательно указать реквизиты подтверждающего документа, например, свидетельства о внесении новых сведений о работодателе в Единый государственный реестр юридических лиц.

Шаг 6. Вносим исправления в книгу учета движения трудовых книжек

Закон не уточняет, как исправить ошибки в книге учета движения трудовых книжек. На практике кадровики руководствуются правилами внесения исправлений в первичные учетные документы (п. 4.2. 4.3 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Этому есть логичное объяснение.

Книга учета движения трудовых книжек отражает факт приема от сотрудника оригинала трудовой книжки на хранение на время работы, а в случае если трудовую книжку заполняют впервые – еще и размер средств, полученных за бланк. На этом основании книгу учета признают аналогом первичного учетного документа о передаче на хранение товарно-материальных ценностей (форма № МХ-1. утвержденная постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66 ). А значит, исправлять ошибки в первичных учетных документах и в книге учета можно по одним правилам.

Неверную информацию зачеркивают одной тонкой линией так, чтобы слова оставались читаемыми. Над зачеркнутым вносят правильный текст. Далее рядом с исправлением ответственный сотрудник кадровой службы делает пометку «Исправленному верить», ставит дату и подпись.

Шаг 7. Заводим новую книгу учета, если прежняя закончилась

По истечении времени книга учета заканчивается, а значит, нужно подготовить к работе новую книгу так, как указано в шаге 2. Законодательство не регулирует порядок замены прежней книги учета на новую. Поэтому часто возникает вопрос, как нумеровать записи в новой книге учета. На практике используют один из двух способов.

Первый – вносят запись в новую книгу под номером 1, то есть начинают нумерацию заново. Второй – продолжают нумерацию, которая велась в прежней книге учета по аналогии с ведением вкладыша в трудовую книжку (п. 38 Правил № 225 ). Преимущество первого способа – проще указать общее количество страниц при опломбировании книги. Преимущество второго – уникальный порядковый номер для каждой трудовой книжки или вкладыша.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошнурована, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил № 225 ).

Если книга учета движения трудовых книжек не скреплена сургучной печатью или не опломбирована, то при проверке инспектор ГИТ может оштрафовать лицо, ответственное за учет трудовых книжек, или организацию (п. 45 Правил № 225. ч. 1 ст. КоАП РФ. решение Московского городского суда от 14 ноября 2014 г. по делу № 7-4890 ).

1. Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме сотрудника на работу, а также при оформлении новой трудовой книжки или вкладыша в нее.
2. Изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносят при смене фамилии, имени или отчества сотрудника. Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, это не нужно отражать в книге учета.
3. Ошибки в книге учета движения трудовых книжек устраняют по правилам внесения исправлений в первичные учетные документы. Ответственный работник зачеркивает неверную информацию одной тонкой чертой, а сверху пишет правильный текст, ставит отметку «Исправленному верить», дату и подпись.

Татьяна ГРИЦИШЕНА, менеджер по кадровому администрированию ООО «Центр правовой защиты “Гражданин”» (г. Новосибирск)

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.