Как сделать выписку из штатного расписания

В каких случаях может потребоваться выписка из штатного расписания, чем она отличается от копии, как правильно ее написать и сколько хранить. Выписка из штатного расписания должна содержать в себе самую актуальную информацию по сотрудникам, поэтому очень важно сразу вносить в него все изменения по должностям, количеству единиц, окладам и надбавкам.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2019 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

• распоряжение руководства компании;
• заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
• запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

№154/78

Распоряжение

Начальнику отдела кадров подготовить выписку из действующего штатного расписания, в соответствии с докладной запиской и. о. начальника юридической службы от №758/96.

Директор Никиморов А. З.

Затем ответственный исполнитель готовит документ, при необходимости подает на подпись главному бухгалтеру.

Далее выписку регистрируют и передают запросившей ее стороне.

Кто выдает документ?

В связи с тем, что выписка является официальным документом, поводом для ее разработки должно быть заявление.

После этого уполномоченный сотрудник вносит необходимые данные в бланк. Как показывает практика, чаще всего он идентичен форме Т-12 или Т-13. В зависимости от размеров предприятия, право составлять документ имеют:

1. Сотрудник кадровой службы.
2. Бухгалтер.
3. Руководитель.

Если фирма крупная, то выписка должна быть утверждена начальником отдела кадров, непосредственным руководителем структурного подразделения, начальником, а также заинтересованным в ней сотрудником. Чем меньше фирма — тем меньше людей участвуют в утверждении.

Выписки из нескольких страниц требуют особого оформления. Все листы подшиваются нитью, нумеруются, сверяются, а узел консервируется бумажным треугольником. На нем указываются данные о количестве страниц, и ставится подпись исполнителя.

Далее происходит визирование документа, если это предусмотрено правилами предприятия.

Читайте так же: Адвокатский кабинет как форма адвокатского образования

Если выписка необходима для использования внутри фирмы, то к ее оформлению как «исходящий» не прибегают.

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

1. ксерокопия;
2. скан-копия;
3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

• В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
• Далее, чуть ниже идет наименование документа. Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.
• После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.
• В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
• В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
• Вторая колонка нужна для наименования специальности. Здесь же необходимо уточнить ее разряд.
• Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
• Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

• Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.
• В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.
• Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Основные моменты

Штатное расписание считается одним из наиболее важных документов на предприятии, поскольку в нем содержатся детальные данные о кадрах.

Часто бумага требуется при проведении разного рода проверок деятельности компании. Сотрудник имеет право получить выписку из расписания, однако только с его данными.

Рассмотрим, что собой представляет документ, в каких ситуациях он необходим, кто ответственный за его оформление, представим образец заполнения.

Что это такое

Штатное расписание – это документ, где содержится вся кадровая информация о каждом сотруднике (на какой должности трудоустроен, размер ставки, % надбавки и премии за выслугу).

Расписание дает возможность вести не персонифицированный учет сотрудников, поскольку в нем не указаны личные данные, а лишь общая информация о числе штатных должностей и размеры их фиксированных ставок.

Выписка из штатного расписания отражает отдельные сведения из общей таблицы. Она может оформляться по форме Т-3 или в установленной на предприятии форме.

В большинстве случаев ведением и оформлением выписки в каждый организации занимаются два ответственных должностных лица:

Каждый из данных должностных лиц своей подписью заверяет соответствующую часть документа, за которую он несет профессиональную ответственность.

Если в организации есть полноценный отдел кадров, тогда подпись на бумаге ставит также руководитель отдела персонала и ответственный работник.

Рассмотрим основные реквизиты выписки из расписания:

Выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному расписанию, поскольку сведения из нее детально проверяются и при необходимости могут выступать в качестве доказательства в ходе судебного разбирательства.

Для приобретения документом законной силы его требуется заверить. Ответственный работник, который составлял документ, должен внизу сделать отметку «Верно», указать свою должность, ФИО, поставить личную подпись и мокрую печать.

Следует учесть, что мокрая печать предприятия должна быть проставлена и на самой выписке, и на наклейке.

Назначение документа

Выписка из штатного расписания может потребоваться в различных ситуациях:

• по требованию сотрудника (в большинстве случаев выписка необходима в качестве доказательной базы трудоустройства при судебных разбирательствах);
• предъявление в пенсионный фонд;
• предъявление в налоговую или трудовую службу в рамка ответа на направленные запросы (к примеру, в случае проведения проверки деятельности предприятия, выявлении правильности расчета трудового стажа сотрудников и прочее);
• предоставление в Фонд соцстраха;
• предоставление в специальную комиссию по организации тендерных торгов;
• для вступления в СРО.

Часто контролирующие инстанции, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут направить запрос на предоставление выписки из штатного расписания в процессе осуществления выездных или документальных проверок.

Срок действия выписки составляет не больше календарного года, храниться они должны на протяжении срока не более 5 лет.

Данные постоянно должны обновляться, поскольку в любой организации с некоторой периодичностью меняется число работников, размеры их ставок и другие данные.

Законодательная база

Трудовой Кодекс РФ четко определяет права сотрудников на получение по заявке от нанимателя всех требуемых данных, которые могут понадобиться по ряду причин, о его трудоустройстве, ставке и условиях работы.

Об этом говориться в ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 прописаны требования передачи личных данных.

Постановлением Госкомстата РФ №1 от установлена стандартизированная форма Т-3, по ней составляется штатное расписание.

Используется ли тарифная и бестарифная системы оплаты труда работников бюджетной сферы смотрите в статье: тарифная и бестарифная системы оплаты труда работников.

Как заполняется форма приказа о назначении генерального директора ООО, читайте здесь.

Однако законодательными актами определено право нанимателя оформлять бумагу в произвольной утвержденной на предприятии форме или же адаптировать стандартизированный вид к особенностям деятельности и условиям работы сотрудников.

Выписка также может составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде с соблюдением обязательных условий.

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Как сделать выписку из штатного расписания

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. ГОСТ Р при заверении копии документа проставляется:

• надпись: «Верно»;
• должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
• дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. ГОСТ Р , который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р с .

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

• приказам о приеме на работу;
• выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

• При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
• Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
• При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
• При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
• При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто может попросить сделать выписку

Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.

В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.

Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства. Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании. В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.

В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию. При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера. Для вступления в СРО могут понадобиться данные о количестве специалистов, которые выполняют те или иные виды работ и процентом соотношении таких сотрудников с общей численностью наемного персонала. В обоих случаях выписка готовиться без информации о должностных окладах. Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.

В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.

Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, уволенного за прогул, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.

Если работник оспаривает увольнение по сокращению штата, то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.

Образец выписки из штатного расписания

Какие данные проверяются?

К наиболее важным реквизитам выписки, проверяемым чаще всего, можно отнести:

• период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;
• правильность названий отделов и должностей сотрудников;
• количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);
• оклады, тарифные ставки, надбавки.

Чаще всего выписку составляет кадровик, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. Его подпись как исполнителя находится внизу документа.

Вторую подпись ставит главный бухгалтер, который отвечает за ту часть выписки, где указаны данные о заработной плате сотрудников.

Правила и алгоритм составления

• В верхней части документа ставится точное наименование компании, её полное и краткое название.
• Оформляется заголовок документа – «Выписка из штатного расписания» с обязательным указанием даты составления документа, а также реквизитов приказа, которым было утверждено штатное расписание.
• Указывается период действия расписания. Это лучше сделать фразой «Вступило в действие с …» без указания окончательного срока.
• Содержательная часть выписки начинается с указания полного количества штатных единиц. Далее идёт таблица из десяти столбцов, которые следует заполнить в полном соответствии с оригинальным расписанием, вписав в них только данные заявителя.
• Готовый документ подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров, заверяет документ исполнитель, составивший выписку – специалист по кадрам.

Соответствие оригинальному документу

Выписка должна полностью соответствовать оригинальному документу. Это очень важно, так как её данные тщательно проверяются и могут стать доказательством в суде.

Для того чтобы документ приобрёл юридическую силу, его необходимо заверить. Уполномоченный сотрудник, составляющий документ, обязательно в самом низу выписки делает пометку «Верно», указывает свою должность, инициалы и подпись, ставит печать. Если документ состоит из нескольких листов, можно не заверить каждый его лист.

Форма и разделы документа

До составления штатного расписания, его форма должна быть закреплена отдельным приказом или прописана в учётной политике предприятия. Соответственно выписка тоже будет иметь такую же форму.

Для примера рассмотрим подробнее разделы унифицированной формы Т-3:

• Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
• Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
• Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
• Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.

В случае применения бестарифной оплаты труда или смешанных систем допускается указывать значения в графах не в рублях, а в коэффициентах или процентах.

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3 можно тут:

Штатное расписание форма Т-3

Пример заполнения

Вот так примерно будет выглядеть образец выписки из штатного расписания в 2019 году:

Как заверить?

На другом примере выписки из штатного расписания показана заверительная надпись, выполненная исполнителем документа в соответствии всем требованиям.

Нужен ли закрепляющий приказ?

Одним из обязательных реквизитов выписки является ссылка на закрепляющий приказ, которым было утверждено штатное расписание. Без этой пометки документ считается неполным.

Пример такого приказа выглядит следующим образом:

Составляют ли выписку филиалы организации?

Многие задаются вопросом: могут ли представительства и филиалы самостоятельно выдавать выписки или придётся обращаться в головное подразделение?

Это будет зависеть от того, какая учётная политика принята на самом предприятии, какие документы его административное звено ведёт самостоятельно, а какие разрабатываются в управляющем секторе, потому что новая форма штатного расписания предусматривает выделение не просто структурных подразделений, но и целых филиалов, а это значит, что выписку можно будет получить только по месту разработки.

Однако часто встречаются филиалы, которые самостоятельно ведут свою документацию, в том числе и штатное расписание.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете тут.

В чем заключается цель стимулирования персонала? Узнайте здесь.

Кто выдаёт и как хранится документ?

Получить выписку из штатного расписания можно в отделе кадров, написав заявление.

Чаще всего именно кадровик уполномочен составлять штатное расписание и выписки из него. Процедура исполнения документа укладывается в стандартный срок – в течение 5 рабочих дней, если не указано основание для срочности.

Документ будет действителен, пока новое штатное расписание не вступит в силу, обычно не более года. Оригиналы штатных расписаний, разработанных на предприятии, хранятся постоянно, тогда, как выписки из них архивная служба обычно относит к переписке, поэтому срок их хранения составляет 5 лет.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна

Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.

Скачать актуальный для 2019 года образец выписки из штатного расписания.

В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.

В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.

Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.
Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:

• полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
• название документа и дату его составления;
• номер и дату штатного расписания;
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
• запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
• подпись составителя.

При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.

Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.

Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.

Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (сокращение). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.

Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.

Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.
Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

• в Пенсионном фонде;
• в ФСС;
• в налоговой или трудовой инспекции;
• в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Пример докладной записки для подготовки выписки

Генеральному директору ОАО «Престрой»

Микронову В. Г.

Юридический департамент

Служебная записка

№12357

Для подготовки пакета документов в целях подачи тендерной заявки на строительство объекта недвижимости в 3-м микрорайоне необходимо предоставить выписку из действующего штатного расписания с указанием количества работников по следующим специальностям:

• строитель;
• прораб;
• отделочник;
• инженер строительных работ;
• электрик;
• разнорабочий.

Выписку нужно подготовить не позднее года.

Начальник департамента Григорян П. Д.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

В каких случаях требуется?

Кто может запрашивать?

Необходимость в получении выписки из штатного расписания может возникнуть:

• у сотрудника;
• для представления в Пенсионный фонд;
• для представления в налоговую или трудовую инспекцию;
• для представления в Фонд социального страхования;
• для участия в торгах (для тендеров);
• для вступления в СРО.

Сотрудник предприятия может подать заявление на получение выписки из штатного расписания.

Она может потребоваться в случае судебных разбирательств по поводу незаконного увольнения, сокращения и решения других трудовых споров между работодателем и работником.

Контролирующие органы, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут запросить выписки в результате проведения выездных или камеральных проверок. Фонды тоже часто делают запросы на получение сведений из штатного расписания на отдельных сотрудников для установления трудового стажа или правильности исчисления страховых взносов.

Для тендеров

Если другие случаи требования выписки в объяснениях не нуждаются, то относительно новая сфера торгов и закупок, где требуют этот документ, нуждается в пояснении.

Для того чтобы организация смогла принять участие в торгах и выиграть тендер на осуществление определённой деятельности, участники конкурса должны представить пакет удостоверяющих документов. В него обязательно должны входить выписки из штатного расписания, копии трудовых договоров или трудовых книжек.

Это нужно для подтверждения того, что участник конкурса действительно является сотрудником выбранного предприятия.

Для СРО

Саморегулируемая организация или СРО представляет собой объединение предприятий одной отрасли или одного вида выпускаемой продукции, оказанных услуг.

Эта ассоциация призвана регулировать деятельность фирм в данной сфере и устанавливать собственные стандарты качества.

Поэтому так важно руководителю предприятия знать о возможности вступления в его члены, а также подробно ознакомиться с перечнем запрашиваемых документов, одним из которых будут выписки из штатного расписания.

Образец приказа об утверждении штатного расписания вы найдете на нашем сайте.

Кто должен составлять штатное расписание? Узнайте тут.