Когда оформляется товарно транспортная накладная

Расскажем, для чего нужна ТТН и в каких случаях оформляется поставщиком. Узнаете, выписывается ли товарно-транспортная накладная, если перевозка включена в стоимость заказа, а также обязательна ли, когда доставляет сам продавец или покупатель. При оформлении товарно-транспортной накладной важно знать, кто должен заниматься заполнением, из чего состоит документ и как правильно заполняется товарная и транспортная часть накладной.

Правила оформления и заполнения ТТН

Правила оформления и заполнения ТТН

При заполнении товарно-транспортной накладной необходимо учесть, что заполняются два раздела. При этом в первом разделе большее внимание уделяется описанию товара и указанию контрагентов, а в во втором — маршруту и описанию транспортных услуг.

Данные из первого раздела используются грузоотправителем и грузополучателем для складского учета отгруженных/оприходованных товарно-материальных ценностей. За заполнение этого раздела ответственен грузоотправитель. Второй раздел заполняется преимущественно транспортным предприятием. Данные из него служат впоследствии основанием для выставления счета и оформления первичной документации по передаче услуг.

До прибытия авто под загрузку в товарно-транспортной накладной уже должны быть заполнены некоторые реквизиты: наименование и адрес грузополучателя, грузоотправителя, заказчика и автоперевозчика; ФИО водителя, номер авто и прицепа; вид автоперевозок; наименование, цена и количество (а также, если есть, прейскурант) товара; единицы измерения и общая сумма товара в доставке; должность и ФИО ответственного за отгрузку лица.

Точный вес загрузки, и, соответственно, сумма товара прописываются уже по факту загрузки. В строчке «Приложения» указываются все сопроводительные документы на партию товара. Транспортный раздел ТТН заполняется водителем и грузополучателем.

Каждый из экземпляров ТТН должен быть заполнен и заверен подписью ответственного лица и печатью (штампом) грузоотправителя. Во всех экземплярах должна быть также подпись водителя (или экспедитора), что является подтверждением передачи груза ответственному лицу для его транспортировки по указанному в документе маршруту.

Оформление и работа с бланком ТТН

ТТН относят к сопроводительным документам первостепенной важности. Потому их проверка будет осуществляться достаточно тщательно. Чтобы избежать любых проблем и загвоздок при транспортировке груза, следует опираться на принятые стандарты при заполнении формы. Многие забывают о том, что здесь не допускается оставлять пустые ячейки. Где это необходимо, просто ставится прочерк. Также запрещено писать с ошибками и вносить некорректную или неточную информацию. Помимо ТТН, к стандартной форме 1Т может потребоваться приложить некоторые дополнительные бумаги и документы. Здесь в основном речь идёт о:

• сертификатах;
• договорах;
• свидетельствах;
• паспортах и пр.

Если к товарно-транспортной накладной прикладываются документы, все они в обязательном и правильном порядке прописываются в соответствующей строке, выделенной для Приложений к ТТН. После заполнения ТТН печатается сразу в 4 экземплярах. То есть вполне допускается использование современных средств ввода и оргтехники для распечатки. Заполнять всю ТТН только вручную ручкой необязательно. Документ не будет считаться действительным, если на нём отсутствуют соответствующие подписи сторон.

При этом из четырёх копий только одна предназначена для грузоотправителя. Все остальные экземпляры должен держать при себе водитель, осуществляющий грузоперевозки. Вторая копия передаётся получателю товара. Ещё два экземпляра нужны для руководства грузоперевозчика. Причём обязанностью водителя, который доставляет товар, является необходимость получить подписи грузоотправителя и грузополучателя на этих 2 копиях накладной. Теперь третья копия, куда выписывается окончательный счёт за предоставленные услуги, передаётся заказчику. В роли заказчика грузоперевозки может выступать отправитель или получатель. Тут уже учитывается та фирма, с которой транспортная компания заключила соглашения. В итоге четвёртый экземпляр остаётся у грузоперевозчика. Это необходимо для ведения бухгалтерского учёта.

Можно наглядно видеть, что товарно-транспортная накладная играет большую роль в вопросах перевозки груза и является необходимым документом для всех участников грузоперевозки. ТТН является примерно одинаково важным составляющим для грузоотправителя, получателя и перевозчика.

В каких случаях оформляем, а в каких не оформляем транспортную накладную

При варианте доставки автомобильным транспортом с привлечением стороннего перевозчика в качестве доказательства договорённости сторон применяются:

• товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-Т, утверждённая постановлением Госкомстата РФ от г. № 78;
• транспортная накладная (ТН), форма утверждена правительственным постановлением от г. № 272 в приложении 4 к Правилам транспортировки грузов.

При этом второй вариант бумаги не отменяет действия первого, поэтому ТН можно оформлять, равно как и ТНН, обе бумаги подтверждают затраты и правомерность процесса транспортировок, таким образом, можно применить любую из форм. Предназначение транспортной накладной заключается в подтверждении законности перевозок, так что она не замещает товарную накладную ТОРГ-12.

Чтобы списывать и приходовать товары, применяется ТТН, тогда как для той же цели в дополнение к ТН понадобится ещё ТОРГ-12. Использовать оба документа ТН и ТН в комплекте необходимо только при перевозке алкогольных напитков и спиртосодержащих продуктов. В остальных же случаях достаточно одной из форм. Ни ТН, ни ТТН не требуется вовсе, если покупатель на своём транспорте забирает груз со склада поставщика. Тогда поставить на приход товар можно, используя товарную накладную (ТОРГ-12), а зафиксировать расходы на транспортировку с помощью путевого листа. Если с компанией-перевозчиком заключён договор фрахтования, то вместо ТН оформляют заказ-наряд.

Транспортная накладная в 2019 году выглядит несколько иначе в результате обновления согласно правительственному постановлению от . 2019 г. № 1529, а именно изменениям подверглись 13 и 15 разделы. В новой редакции Правила перевозки автотранспортом регулируют транспортировку грузов тяжеловесными или крупногабаритными транспортными средствами, тогда как до внесения правок речь шла о перемещении тяжеловесных или крупногабаритных грузов, этими обновлениями обусловлено редактирование и образца накладной.

Почему этот документ так необходим

Почему этот документ так необходим

Товарно-транспортная накладная требуется для подтверждения факта приема груза грузополучателем, при этом ее наличие особо тщательно проверяется налоговыми органами. Так, при проведении проверки того, достаточно ли оснований для применения вычетов по НДС покупателем, тщательное внимание обращается на наличие полного пакета первичных документов, в том числе и ТТН. Во избежание споров с проверяющими из налоговой лучше позаботиться об оформлении ТТН в любом случае, если ТМЦ отгружается в автотранспорт.

Кроме того, грузополучателю данный документ необходим для приемки товара — требуется сравнить указанное грузоотправителем количество груза с фактически пришедшим. Грузоотправителю данный документ необходим для получения документального доказательства передачи груза водителю и приемки его получателем. В ситуации, когда иные первичные документы оформляются с запозданием, это будет едва ли не единственным доказательством факта передачи товара сначала для перевозки, а затем и вручения ответственному лицу контрагента.

Автотранспортное предприятие при помощи ТТН фиксирует факт перевозки. Это нужно как для предъявления налоговой для проверки учета по начислению зарплаты водителю, так и для подтверждения своих доходов. Кроме того, в спорных ситуациях о сохранности ТМЦ при транспортировке данный документ поможет определить виновное лицо, если имеет место утеря или недостача груза. В Гражданском Кодексе и Уставе для автомобилистов также содержится четкое указание, что лишь наличие товарно-транспортной накладной подтверждает заключение договора о выполнении перевозки.

Порядок заполнения по разделам

К заполнению транспортной накладной следует отнестись со всей ответственностью, точно прописывать в бланке адреса погрузки и разгрузки, госномера ТС и прочие сведения. Все предоставленные данные проверяются перевозчиком, и несоответствия с фактами могут послужить причиной отказа в услуге. К тому же обнаружение ложных сведений государственными органами приведёт к дополнительным трудностям. Оформление документа начинается с внесения информации о номере экземпляра, датирования и указания порядкового номера заявки. ТН нового образца включает 17 разделов и заполняется следующим образом:

1. Первый раздел предполагает внесение данных о грузоотправителе (ФИО или полное название организации, адрес, номер телефона и пр.).
2. В следующем разделе вносятся те же сведения, но уже относящиеся к получателю груза.
3. Здесь указывается наименование груза, информация о его состоянии, значения массы, габариты и прочие необходимые данные.
4. Перечисляется сопроводительная документация, которая следует вместе с объектом перевозки (сертификаты, разрешения, товарные накладные и т. д.).
5. Если требуется, отправителем обозначаются особенные требования к трансферу (специальные условия содержания перевозимого объекта, объявленная ценность и т. п.).
6. Сведения о приёмке груза (адрес места погрузки, дата, время и др.). Здесь же проставляются подписи отправителя и водителя, указываются должности лиц.
7. Сведения о вручении груза (адрес места выгрузки, дата, время и др.). Проставляются подписи получателя и водителя, указываются должности лиц.
8. Восьмая графа предполагает внесение сведений об условиях трансфера, особенных условиях перемещения или хранения на промежуточных пунктах, штрафах, в соответствии с договором и прочих особенностей. Штрафные меры за простой транспорта, нарушение сроков поставки и т. д. при наличии здесь прочерка определяются по общим правилам, регламентированным Федеральным законом от г. № 259-ФЗ.
9. Девятый раздел информирует о принятии заказа услуги к выполнению.
10. Раздел предполагает внесение данных о перевозчике (название компании, адрес, телефонный номер, ФИО лица, осуществляющего трансфер, контактный телефон).
11. Сведения о транспорте, посредством которого осуществляется транспортировка (количество, марка автомашины, госномера).
12. Здесь перевозчик при необходимости может отметить замечания по поводу фактического состояния объекта перевозки или его упаковки и т. д. при приёме/сдаче, изменения условий на маршруте либо при выгрузке.
13. Данный раздел отражает маршрут движения тяжеловесного или крупногабаритного транспорта (в прежнем варианте документа были сведения о маршруте груза).
14. Раздел нужно заполнить, если сменилось место доставки.
15. Указывается стоимость грузоперевозки, осуществляемой тяжеловесным или крупногабаритным транспортом (ранее стоимость перемещения груза).
16. Здесь датируется оформление накладной и подписывается отправителем и перевозчиком.
17. Указываются нарушения, произошедшие в процессе транспортировки, штрафы и претензии любой из сторон.

Если сведения, подлежащие заполнению, отсутствуют, то нужно проставить прочерки.

Предназначение товарно-транспортной накладной

Унифицированная форма накладной включает в себя два раздела:

1. Товарный – на его основании происходит списание ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у поставщиков и их оприходование у получателей.
2. Транспортный – отражает стоимость по перевозке груза.

• Скачать бланк товарно-транспортной накладной по форме 1-Т
• Скачать образец товарно-транспортной накладной по форме 1-Т

Таким образом данная накладная является:

• для Гражданского кодекса и автомобильного Устава – подтверждающим документом по заключению договора о перевозке материальных ценностей;
• для бухгалтерского учета – основанием для отражения движения ТМЦ и расчета за их перевозку автотранспортом;
• для налогового учета – подтверждением расходов на транспортные услуги, которые влияют на исчисление налога на прибыль.

Важно! Организации вправе не использовать унифицированную форму ТТН. Те, кому требуется, могут разработать свой документ, включающий все необходимые реквизиты, и обязательно утвердить его применение приказом.

При отсутствии этого первичного документа бухгалтерского учета налоговики нередко отказывают в вычете НДС. В подобных спорах суды иногда встают на сторону налогоплательщиков, поясняя, что для вычета НДС достаточно счет-фактуры и накладной ТОРГ-12 (в чем отличия между товарно-транспортной накладной и счет-фактурой и для чего нужны эти документы читайте тут).

Для чего покупателю?

Что подтверждает товарно-транспортная накладная для получателя груза? Покупатель на основании товарно-транспортной накладной производит оприходование полученных ТМЦ и в этом случае документ является подтверждением доставки товара и сопряженных с этим расходов.

Зачем поставщику?

Для поставщика этот первичный документ бухучета является основанием для списания отгруженных товарно-материальных ценностей и обоснованием отражения в учете выручки за оказанные автоуслуги.

Для чего перевозчику?

В ПДД (п. ) есть требование, обязывающее водителя иметь при себе документы на перевозимый груз, в том числе ТТН. Казалось бы, достаточно иметь в наличии ТОРГ-12. Но в ней указан покупатель, а перевозчик – нет.

В случае проверки на дороге водителю, при отсутствии транспортной накладной, трудно объяснить инспектору ГИБДД, почему этот груз находится в его машине. Кроме того, на основании ТТН начисляется зарплата водителю.

Один бланк для разных грузоперевозок

Как уже выяснили, для перевозки груза обязательно требуется товарная накладная, или просто ТТН. Но возникает логичный вопрос относительно использования одного бланка 1Т для различных грузоперевозок. Важно помнить, что каждая транспортировка груза подразумевает оформление отдельной товарно-транспортной накладной согласно бланку 1Т. А потому использование одной и той же накладной под несколько грузоперевозок категорически запрещается. Аналогично обстоит ситуация, если одинаковый груз перевозится на разные конечные пункты, то есть в различные компании, фирмы или организации. Здесь каждая отдельная отправляемая партия товара, предназначенная для той или иной компании, требует собственной отдельной товарной накладной.

Структурные особенности

Чтобы правильно и грамотно оформить товарно-транспортную накладную на бланке 1Т, следует для начала ознакомиться с особенностями структуры этого документа. Для наглядности лучше использовать образец, который выполнен с соблюдением стандартам. Условно товарно-транспортная накладная имеет разделение на 2 части. Причём бланк образца 2019 года не претерпел никаких существенных изменений, а потому в текущем году действуют те же правила оформления, что и раньше. Первая часть формы предусматривает внесение информации о:

• объёмах груза;
• наименования товара;
• параметрах и характеристиках продукции;
• отправителе;
• грузополучателе.

За счёт этой части применяемая при грузоперевозках товарно-транспортная накладная даёт основания, чтобы списать отправляемый груз со склада грузоотправителя, а также подтвердить прибытие к получателю. Потому эту часть документа называют товарной. Вторая часть уже является транспортной. Здесь вносится информация о:

• перевозке;
• транспортной компании;
• водителе;
• марке используемого автомобиля;
• километраже доставки;
• времени перевозки;
• товаре и пр.

Также вторая часть документа используется для описания стоимости грузоперевозки, согласно которой между сторонами договора осуществляются расчёты за предоставленные услуги. В действительности товарно-транспортная накладная имеет множество нюансов и особенностей, которые следует строго соблюдать при её заполнении.

Кто занимается оформлением

Здесь всё достаточно просто. Согласно действующим правилам, товарно-транспортную накладную в 2019 году могут заполнять собственники или продавцы товаров. Это возможно в тех случаях, когда транспортировкой занимается непосредственно сам грузовладелец или продавец. Тогда его прерогативой становится обязательное оформление формы 1Т. Есть ситуации, когда грузовладелец или продавец пользуется услугами посредника. Для этого составляется специальный договор с грузоперевозчиком, который берёт на себя обязательства по доставке груза к пункту назначения. Договор с перевозчиками заполняют от лица получателя или отправителя. Тогда заполнять накладную могут обе стороны. Если говорить простым языком, то обязанности по оформлению товарно-транспортной накладной возлагаются на ту компанию или сторону, которая осуществляет найм грузоперевозчика. Также следует строго придерживаться правил, согласно которым заполняется товарно-транспортная накладная на перевозку груза.

Если перевозимый товар не имеет в пакете сопроводительных документов ТТН, у таких грузоперевозок могут возникнуть серьёзные сложности.

Кому необходима ТТН

Кому необходима ТТН

Товарно-транспортная накладная заполняется в четырех экземплярах (для грузоотправителя, грузополучателя, транспортной организации). В качестве бланка используется утвержденная в 1997 году унифицированная форма документа № 1-Т. Заполненный документ используется как для подтверждения учета движения ТМЦ, так и для расчетов за автоперевозку.

Грузоотправитель заполняет и подписывает все 4 экземпляра ТТН, при этом первый остается у него, а второй-четвертый экземпляры передаются водителю — он их подписывает и берет с собой в рейс. В дороге товарно-транспортная накладная может потребоваться для предъявления дорожной полиции при проверке груза.

При доставке товара грузополучатель ставит соответствующие отметки на документе о получении груза (указываются ФИО и должность получателя, ставится его подпись и печать организации, указываются реквизиты доверенности на получение ТМЦ).

Впоследствии третий экземпляр ТТН прилагается к счету за доставку груза и передается заказчику. Четвертый экземпляр остается в транспортной организации и вместе с путевым листом служит первичным документом для учета услуг, а также для начисления зарплаты водителю.

Если осуществляется доставка груза нетоварной группы, по которому не может вестись складской учет, но есть возможность опередить количество путем геодезического замера (например, карт песка или грунта), либо путем взвешивания или замера, то товарно-транспортная накладная заполняется в трех экземплярах. Третий остается у грузоотправителя, а первые два экземпляра передаются автоперевозчику, причем по окончании рейса первый из них возвращается подписанный грузоотправителю (заказчику) вместе со счетом. Второй экземпляр остается для учета у владельца автотранспорта.

Товарно-транспортная накладная выписывается грузоотправителем для каждого грузополучателя, даже если несколько партий товара для доставки разным контрагентам загружены в одну машину.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен

В каких случаях этот документ обязателен?

Разберемся, является ли товарно-транспортная накладная обязательным документом для отчетности, в каких случаях она обязательно оформляется, а когда нет?

В ситуации, если перевозку груза осуществляет автотранспортная компания без этого первичного бухгалтерского документа не обойтись.

Необходима ли накладная, если доставка включена в стоимость товара?

В ситуации, когда доставка ТМЦ производится поставщиком без привлечения сторонней компании, а в договоре с покупателем указано, что стоимость доставки входит в стоимость товара, вычет НДС возможен и без наличия товарно-транспортной накладной.

Если транспортировку оплачивает покупатель

В каких еще случаях товарно-транспортная накладная обязательно выписывается? Если по договору поставки поставщик сам доставляет товар покупателю, выступая в роли перевозчика, а стоимость перевозки возмещает покупатель, транспортная накладная необходима. Документ должен заполнить поставщик, в данном случае он же – грузоотправитель и перевозчик (подробно о том, как и кем в различных ситуациях заполняется ТТН, мы рассказывали в этом материале).

При доставке за счет продавца

Если перевозка товара осуществляется собственником или продавцом товара, то есть он является грузоотправителем, то оформлять ТТН должен он.

Если доставка осуществляется поставщиком

В данном случае может быть два варианта:

1. Если поставщик производит доставку своим автотранспортом и за свой счет, то ТТН не оформляется.
2. Если привлекается транспортная компания для перевозки груза, то документ составляется поставщиком (т.к. он же является грузоотправителем).

При самовывозе покупателем

При самовывозе товаров покупателем поставщик вправе оформить только товарную ТОРГ-12 и не выписывать ТТН. Если же при самовывозе возникнет необходимость в оформлении товарно-транспортной накладной, узнать о том, кто и как ее должен заполнить, вы можете в нашей статье.

При привлечении сторонней организации

ТТН выписывается грузоотправителем всегда, если для доставки груза привлекается сторонняя компания, предоставляющая услуги перевозчика.

Товарно-транспортные накладные, оформленные при доставке ТМЦ во всех необходимых случаях, имеют для бухгалтерского учета большое значение. Расходы на перевозку, подтвержденные документально, уменьшают налог на прибыль организации.

Узнать дополнительную информацию о видах ТТН, правилах заполнения и о нюансах работы с этими накладными, можно в наших следующих публикациях:

• Что такое номер ТТН и необходимо ли его наличие в накладной?
• Особенности работы с ТТН в ЕГАИС: как ее найти и выполнить проверку, как правильно подтвердить накладную?
• В каких случаях требуется международная товарно-транспортная накладная CMR и как ее оформить?
• Особые виды товарно-транспортной накладной: на молсырье СП-33, на животных СП-32 и другие.
• Оформление ТТН на зерно по форме СП-31: важные нюансы и образец документа.

Требования к заполнению

Транспортная накладная на перевозку груза оформляется согласно Правилам, утверждённым правительством РФ от г. № 272, с учётом внесённых изменений от . 2019 г. № 1529, в трёх экземплярах (по одному на каждого участника сделки). Все три варианта являются оригиналами и должны быть заверены печатями, а также подписаны ответственными лицами, представляющими грузоотправителя и перевозчика. Документ оформляется грузоотправителем, если в договоре не прописано выполнить эту обязанность другими лицами, например, перевозчиком. В случае, когда товар отгружает филиал организации, в графе реквизитов грузоотправителя документа всё равно указываются данные головного предприятия.

Необходимое количество экземпляров ТН зависит от числа транспортных средств, которые будут перевозить груз. Одна накладная используется только тогда, когда несколько партий груза отправляются автомобильным транспортным средством от одного поставщика к одному получателю. При сборных транспортировках, где комплект груза следует в одном направлении, но предназначается разным покупателям, оформляются несколько накладных на каждую партию. Транспортные накладные на трансфер груза автотранспортом в обязательном порядке должны содержать следующую информацию:

• данные всех участников сделки;
• сведения о грузе;
• данные о транспортном средстве;
• стоимость грузоперевозки;
• перечень сопроводительных документов.

Все пункты накладной должны быть заполнены, а если данные для внесения в любой из разделов отсутствуют, то ставится прочерк. Исправления в обязательном порядке заверяются отправителем и перевозчиком (или их представителями), о чём гласят Правила.