Кто должен делать вкладыш в трудовую книжку

Бланк вкладыша в трудовую книжку: кто должен покупать и как правильно вшить? Случаи использования, правила заполнения и вклеивания, образец оформления. Узнайте, кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку и саму трудовую. Где можно приобрести книжку и вкладыш, как это сделать?

Как оформляется вкладыш в трудовую книжку

В целом внесение отметок во вкладыш должно производиться аналогичным образом, как и непосредственное заполнение трудовой книжки. Данные действия осуществляются непосредственно работодателем сотрудника – лишь это лицо обладает правом для внесения каких-либо записей либо передачи таковых полномочий отдельным работникам, в том числе и служащим кадрового отдела. Так, при заполнении его следует учитывать следующий порядок действий:

1. Титульный лист вкладыша заполняется с учетом фактической даты оформления документа. При этом проставляется именно дата заполнения вкладыша, а не оформления трудовой книжки.
2. На вкладыше проставляются фактические данные сотрудника на момент его заполнения. Это важно для случаев, если работник изменял свою имя и фамилию, у него менялась должность или иные особенности установочных данных.
3. На титульном листе проставляется печать работодателя и подпись ответственного лица. Если же печать в организации не используется, то тогда её проставление не является необходимым.
4. Производится заполнение самого вкладыша. Порядок его заполнения является идентичным внесению записей в трудовую книжку. Так, нумерация записей на вкладыше должна продолжать имеющуюся в трудовой книжке нумерацию. Если же запись была начата в трудовой книжке, но не закончена – она продолжается во вкладыше с момента разрыва.
5. Вкладыш подшивается в книжку сотрудника.
6. На первом листе трудовой проставляется штамп о выдаче вкладыша в который вносится установочная информация вносимого документа, а если такового штампа нет – просто осуществляется аналогичная запись от руки.
7. Отметка о выдаче проставляется в книге учета движения трудовых книжек.

Вкладыши в трудовую книжку оформляются аналогичным образом как и сами книжки. То есть – они выполняются только в виде одобренных государством бланков, производимых компанией ГОЗНАК.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Что такое вкладыш в трудовую книжку и для чего он нужен

Форма трудовой книжки установлена законодательно, регулируется, в том числе, и количество страниц, отведенное для каждого раздела. В случае, когда один из разделов заканчивается, в трудовую книжку добавляют специальный вкладыш.

Он оформляется в трудовую книжку, как только заканчивается один из разделов:

1. Сведения о работе.
2. Сведения о наградах.

Нельзя вписывать сведения о работе в графы, предназначенные для информации о поощрениях и наоборот. Также нельзя вносить эту информацию в графы трудовой книжки, предназначенные для дублирования существующих записей на другом языке.

В трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей.

Если в одном из разделов трудовой все еще остается место для внесения записей, его продолжают вести, несмотря на то, что оформлен вкладыш.

Например, у работника закончился раздел «Сведения о работе» для него заводят вкладыш, а сведения о награждениях вносятся в трудовую, до окончания этого раздела.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку – работник или работодатель

Так как рассматриваемые документы имеют определенную степень защиты и выполняются по строгой форме, их производство действующими федеральными нормативами целиком и полностью возлагается на ГОЗНАК. Работодатели обладают возможностью неограниченно приобретать как сами трудовые, так и вкладыши в виде бланков для хранения их в организации.

Таким образом, непосредственная покупка трудовых книжек и вкладышей в них обеспечивается именно работодателем. В его обязанности входит оформление самого заказа необходимой документации, оплата и доставка данного товара. При этом покупка данных документов у сторонних лиц является недопустимой, а таковая документация может считаться недействительной – на рынке существует достаточно большое количество подделок, использование которых впоследствии может обернуться проблемами как для работников, так и для самих работодателей.

Однако работодатель не обязан тратить свои собственные средства на проведение покупки бланков вкладышей – законодательство прямо разрешает работодателям возмещать означенные затраты на оформление трудовых и вкладышей за счет сотрудников. Таковое возмещение может быть произведено как в денежной форме непосредственным требованием работнику предоставить средства для оплаты оформления вкладыша в трудовую, так и простым вычетом затраченных сумм из заработной платы.

Но следует учитывать, что в данном вопросе имеется ряд ограничений, используемых для защиты прав трудящихся. К ним относятся следующие особенности:

• Работодатель вправе требовать оплаты вкладыша от работника в размере не выше фактической стоимости одного закупленного бланка. То есть – работодатель не может обязать сотрудника оплачивать покупку партии бланков вкладышей, даже если таковая была произведена.
• В случае, если порча документации произошла по вине работодателя, замену данных документов он осуществляет только за свой счет и не может требовать повторного возмещения потраченных средств от работника.
• Если же бланк вкладыша был испорчен самим работником, то работодатель вправе потребовать новой компенсации стоимости бланков от сотрудника.

Вкладыш в трудовую книжку кто должен покупать

Я если честно не покупала ни разу, было такое один раз, работник приносил сам.

– ГУП «Главснаб Правительства Москвы»;

– ООО «Моя Компания Поволжье»;

– через службу доставки защищенной полиграфической продукции Объединения «Гознак» (распространителя);

Рекомендуем к прочтению: Заявление на оформление трудовой книжки впервые образец

– самостоятельно, со склада Объединения «Гознак» (распространителя);

– иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством.

Подтверждение: п. 38, 47 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.

– при оформлении трудовой книжки впервые;

– при оформлении вкладыша в трудовую книжку (если в ней закончились страницы одного из разделов);

– при выдаче дубликата трудовой книжки, кроме тех случаев, когда нет вины работника в порче (утрате) трудовой книжки (п. 34, 48 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

– выдача дубликата взамен трудовой книжки, утраченной работодателем (в массовом порядке) в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и других чрезвычайных обстоятельств, например природных пожаров);

– повторное заполнение трудовой книжки (дубликата) или вкладыша в нее по причине неправильного первичного заполнения или иной их порчи не по вине работника.

Но, по законодательству текущему работодатель должен обеспечить работника и трудовой книжкой и вкладышем т.е должен быть запас все время в Компании.

Какое-то время назад трудовые были в свободной продаже, потом только с документом от Организации их продавали.

а что будет если я не обеспечила, а работник сам купил? чем мне это грозит?

Главное, что вы его не заставили купить и не отказали выдать книжку, а он сам ее принес.

Пожаловаться на вас на несоблюдение трудового законодательства нет оснований.

Н.В. Пономарева, г. Ставрополь

— Скрябина О.Н. консультант по вопросам трудового законодательства ГК «Градиент Альфа»

Поэтому, безусловно лучше соблюдать существующие нормы.

Спасибо, очень подробный комментарий.

А вот эту тему не посмотрите

Что общего между бухгалтером и бюстгальтером? — Тот и другой могут скрывать то, что лучше не показывать, а могут и создавать видимость того, чего нет)

Травма мозга была нанесена чем-то тяжелым и тупым. Предположительно — вопросом.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш

Трудовая книжка – это документ работника, подтверждающий его трудовой стаж. Все работодатели, как организации, так и предприниматели (частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты) должны вести трудовые книжки своих работников, если они проработали у них больше 5 дней, и это место работы является основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Вследствие этого трудовая книжка входит в список документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Конечно, это касается только работников для кого данное место работы не первое, и поэтому трудовая книжка у них уже есть.

На практике случается, что кадровому работнику нужно внести новую запись в трудовую, а места для этого недостаточно: закончилась трудовая книжка. Кто должен покупать вкладыш?
Так как ведением трудовых по закону занимаются работодатели, то именно кадровики предприятия должны озаботиться тем, чтобы приобрести и вшить такой вкладыш в трудовую книжку работника (п. 44, 46 Правил, утв. постановлением правительства РФ от № 225).

Казалось бы, почему не использовать другие разделы трудовой? Ведь в них может остаться место, которого хватит для последующих записей. Но так делать нельзя. На случай, если места для новой записи не осталось, предусмотрены вкладыши в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. постановлением правительства РФ от № 225).

Читайте также: Как удержать сотрудника от увольнения

Важно знать, что отдельно от книжки вкладыш недействителен. После подшивки он становится частью трудовой книжки, поэтому даже нумерация записей продолжается в том же порядке.

Порядок получения трудовой

Как можно приобрести  трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость  ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе. Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность. Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.

Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя. Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.

Случаи, когда платит наниматель

Но ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.

Вкладыш в трудовую книжку – что это такое, законодательное регулирование

Вкладышем в трудовую книжку называется отдельный документ, дублирующий поля, предусмотренные в самой книжке. Соответственно, ответить на вопрос, для чего нужен вкладыш в трудовую книжку можно даже исходя из его содержания – он используется, когда в трудовой или её отдельной части нет свободных страниц для новых записей. Это значит, что трудящийся не имеет необходимости заводить новую трудовую книжку, если в старой заканчиваются страницы. Вкладыш является целиком официальным документом, имеющим определенный уровень защищенности от подделок и предоставляемый соответственно установленной законодательно форме.

Непосредственно вопросы регулирования использования вкладышей закреплены в различных нормативных документах РФ, к которым можно отнести:

• Постановление Правительства №225 от . Этот нормативный документ является основным, согласно которому реализуются все иные нормативные акты и принципы правового регулирования применения трудовых и вкладышей. Именно в нем закреплены правила хранения и ведения означенной документации, а также необходимые формы документов.
• Постановление Минтруда №69 от . Данное постановление устанавливает общие правила, соответственно каковым заполняются и используются как сами трудовые книжки, так и вкладыши в них.
• Приказ Минфина №117н от . Данный приказ утверждает действующий порядок, в соответствии с которыми российские работодатели обеспечиваются бланками самих трудовых книжек и вкладышей, так как именно на эту сторону трудовых взаимоотношений накладывается обязанность по ведению и оформлению означенной документации.

Вкладыш является официальным документом, однако юридическую силу он обретает и имеет только при предъявлении вместе с трудовой книжкой. Сам же по себе этот документ не может быть принят или рассмотрен ни работодателями, ни иными организациями.

Правила и пример оформления вкладыша

Все правила оформления вклейки четко регламентируются российским трудовым законодательством. Для опытного кадровика это не составит особого труда. Следует выполнять следующие правила:

• бланк заполняется с первого листка. Информация не берется из трудовой книжки. Все данные берутся исключительно из паспорта, диплома и других официальных документов;
• исправления на титульном листе приложения недопустимы;
• первый лист документа заверяется печатью предприятия, открывающего формуляр и подписью сотрудника, ответственного за его заполнение. Фамилия и инициалы должностного лица должны четко читаться. Печать может быть двух видов – предназначенная для ведения кадровой документации или общая для всего предприятия;
• на первом листе ставится дата выписки вкладыша, а не трудовой книжки.
• нумерация записей сквозная.

Запись о выписке вставки на трудовой книжке может производиться вручную или при помощи специального штампа. При ручном заполнении все цифры и буквы обязаны четко читаться и не перекрывать другие сведения.

Не существует строго регламента о количестве возможных вклеек в трудовую книжку. Следовательно, их может быть от одной и более. Главное чтобы запись о них присутствовала на основном документе.

Пример оформления вкладыша и соответствующей записи можно увидеть на фотографии приведенной ниже.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.

Читайте также: Могут ли приставы арестовать пенсию по старости

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Финансовая сторона вопроса

Финансовая сторона вопроса

Бланк вкладыша должен приобретаться работодателем, но с работника, для которого он заводится, взимается его стоимость.

Кто и где должен покупать

У работодателя должен храниться необходимый запаса чистых бланков трудовых и вкладышей, он не может отправить работника покупать бланк самостоятельно. Хотя на практике такая ситуация часто имеет место.

Сколько стоит

Работодатель может включить в стоимость бланка вкладыша не только его цену, за которую он был куплен, но и накладные расходы на его приобретение, например доставку.

Производится ли удержание с работника

Работник, которому заводится вкладыш, обязан его оплатить, за исключением следующих случаев:

1. Массовой утраты трудовых.
2. Порча бланка по вине работодателя.

Стоимость вкладыша может быть удержана любым способом:

1. Из зарплаты.
2. Путем внесения наличных в кассу.

Обычно порядок этой процедуры прописывается в учетной политике.

Вкладыш в трудовую книжку

Юлия, просто гражданин не сможет обратиться в Госзнак. Трудовые книжки и вкладыши должна закупать организация. Люди сталкивались с такой проблемой: некогда они купили трудовую в киоске. Надо заметить, что каждому календарному году соответствует серия и номер. В ларьках они обычно просрочены. Спустя годы люди обращались в МИД для оформления паспорта. И их трудовые были признаны недействительными. Срочно приходилось оформлять дубликаты.

Татьяна Сергеевна 9 февраля 2011 в 09:19

Юлия. Где купить вкладыш? и кто должен его покупать — кадровик или работник, у которого закончилась трудовая книжка?

ТОЛЬКО РАБОТОДАТЕЛЬ ВАМ ВЫДАЕТ ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ. ВКЛАДЫШИ ПОКУПАЕТ РАБОТОДАТЕЛЬ В ОПРЕДЕЛЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ПОД ОТЧЕТ. НИКАКИХ СОЮЗПЕЧАТЕЙ.

Сама покупала вкладыш в магазине канцелярии за 155 руб. так как ни один отдел кадров из двух работодателей не удосужился сделать это, хотя при приеме на работу я сама лично предлагала купить вкладыш, на что получала ответ что все сделаем. А при увольнении, единственное на что хватало у них мозгов, зачеркивать "о поощрениях" и от руки писать "о работе" — что я вляется грубейшим нарушением! И совершенно не понятно до каких пор наши работодатели будут исполнять эти самые правила и предписания? или в нашей стране только мы обязаны блюсти закон.

Надежда 13 апреля 2011 в 16:22

По договору поставки
Акт передачи НОМЕРА
Внутренний учет трудовых и вкладышей (пустых)

И правда никаких союэпечатей.

Лючия. ну это совсем сверх зачеркнуть я бы ругалась

Юлия. Покупать придется Вам.
Как проверите — где вкладыш взял сотрудник?
как будете отчитываться — у Вас есть журнал регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей к ним? происхождение документа должно четко прослеживаться, даже если закупили бланк на одно юридическое лицо — не можете использовать для другого.
и опять же — ведение и хранение обязанность работодателя, у работника такой обязанности — принести бланк — нет
отказ в приеме на работу по причине нежелания покупать бланк — даже комментировать смешно.
"нет времени" — это не аргумент. если Вы работате в небольшой компании то время найдете. если в крупной — там заказывают канцтовары целенаправленно, нужно только список подать.

Только зарегистрированные пользователи могут отвечать в темах форума.

При копировании материалов ссылка на сайт «Московской области» обязательна.

Читайте также: Учет труда и заработной платы в организации

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Форма вкладыша также утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правила оформления

Вкладыш в трудовую книжку, и об этом говорит Инструкция по заполнению трудовых книжек, заполняется по тем же правилам, что и основной документ. Однако в данном случае есть определенные нюансы:

• так как вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, который используется для продолжения заполнения информации о трудовой деятельности работника, а также о выносимых ему поощрениях, то при заполнении соответствующих граф полностью сохраняется та нумерация, которая использовалась в основном документе. В том случае, если по каким-то причинам порядок нумерации не соблюден, и во вкладыше нумерация начата заново, сам вкладыш признается недействительным и подлежит уничтожению, а взамен выдается новый;
• все записи во вкладыше должны быть выполнены таким же образом, что и записи в самой трудовой книжке, и дополнительного заверения они не требуют. Если поставлена какая-либо лишняя отметка, такой документ будет считаться недействительным;
• внесение исправлений во вкладыш осуществляется тем же способом, что и в трудовую книжку: указывается информация о том, какую запись следует считать ошибочной, делается верная запись и указывается документ-основание для признания новой записи действительной;
• если повторная ошибка допущена на титульном листе вкладыша, то сам вкладыш подлежит уничтожению, так как на титульном листе допускается только одно исправление. Если же речь идет о внесении изменений в информацию на титульном листе, например, при изменении фамилии у женщины после изменения семейного положения, то такое изменение заверяется подписью и печатью сотрудника отдела кадров организации или иного другого лица, уполномоченного вести кадровую работу;
• номер заполненного вкладыша должен быть внесен на титульный лист трудовой книжки. При этом наиболее оптимальным вариантом является внесение номера вкладыша после заполнения титульного листа и формирования первой записи, так как если вкладыш был вклеен, а номер внесен на титульный лист книжки, но при заполнении была допущена ошибка, придется вкладыш уничтожать, а номер исправлять на новый.

За чей счет приобретается бланк?

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает.

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Основные нюансы заполнения

К основным нюансам внесения информации в бланк приложения можно отнести следующие моменты:

• вставка является дополнением ТК, без нее она не имеет юридической силы;
• нумерация записей не начинается с единицы, а является продолжением уже ранее существующей информации о смене мест работы;
• если запись в полном объеме не поместилась на последней странице основного формуляра, ее логично продолжают на первой странице приложения;
• данные об изменении фамилии вносятся в каждый документ одновременно;
• на бланке должна присутствовать печать организации, которая произвела ее вклейку. Если печать ставит последующее предприятие, приложение будет считаться недействительным.

Если по каким-то причинам произошла порча или потеря вкладыша, то предприятие обязано выдать его дубликат по требованию сотрудника.

Сотрудники отдела кадров не могут принимать вкладыш без трудовой книжки, а тем более делать в нем какие-либо записи. Согласно российскому законодательству трудовая книжка и ее дополнение должны быть предоставлены одновременно в сшитом виде. Без соблюдения данного регламента сотрудник может получить отказ в оформлении на работу.

Видео содержит дополнительную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую.

Copyright 2017 — ЗнайБизнес.Ру Портал для предпринимателей

Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт.

Типовые ошибки при оформлении вкладыша

Типовые ошибки при оформлении вкладыша

При оформлении вкладыша могут быть допущены следующие ошибки:

1. Неправильное заполнение данных на титульном листе. Если это обнаружено в процессе заполнение вкладыша, бланк с ошибкой списывается как испорченный и заводится новый.
2. Бланк заведен по ошибке и на трудовой проставлена запись об этом. Вкладыш изымается, запись о выдаче зачеркивается и ставится запись об ошибке, которая заверяется подписью должностного лица и печатью.
3. Не внесение информации о вкладыше в книгу движения трудовых книжек. Запись об этом можно сделать отдельной строкой, либо внести номер документа, в соответствующую графу, около номера трудовой. Если запись сделана отдельной строкой, работник при увольнении должен расписаться в двух местах.

Все ошибки, которые появляются в ходе ведения вкладыша, исправляются аналогично, как и  в самой трудовой.

Понятие и случаи использования вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку представляет собой бланк кадрового документа, который используется в тех случаях, когда по каким-то причинам закончились все графы для заполнения в трудовой книжке работника. Вкладыш используется для того, чтобы не проводить работу по оформлению новой трудовой книжки, так как законом строго запрещено наличие у работника двух и более трудовых книжек, даже если одна из них полностью заполнена.

Мнение юристаДмитрий ИвановЦентр правовой поддержкиЗадать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
• Регионы: +7 (800) 600-36-17.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Использование вкладыша не только позволяет сохранить имеющиеся у работника кадровые документы, но также и организовать продолжение учета имеющегося официального трудового стажа у работника, а также (в случае необходимости) продолжить внесение информации о выносимых поощрениях работника.

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Как правильно вклеить?

Несмотря на то что Инструкция по заполнению трудовых книжек представляет собой достаточно подробный документ, который регламентирует различные стороны работы с трудовыми книжками, тем не менее указаний на то, каким образом осуществлять вклейку вкладыша в документ, в ней не содержится.

По этой причине работодатель в лице своих сотрудников кадровых подразделений может вклеивать вкладыш в любую часть трудовой книжки таким образом, чтобы использование вкладыша было максимально удобно для всех лиц, ответственных за его заполнение.

В силу структуры трудовой книжки наиболее удобным вариантом вставки вкладыша в нее следует считать вклеивание вкладыша в середину документа. Это обусловлено тем, что в середине бланка трудовой книжки находится шов, который можно использовать для дальнейшей вставки самого вкладыша.

Так как условиями использования вкладыша является необходимость наличия возможности свободного заполнения всех его разделов, то такое расположение – в середине, где есть шов, является наиболее удобным.

Количество вкладышей, которые могут быть вклеены в трудовую книжку, законом никоим образом не ограничивается. Это связано с тем, что случаи замены трудовой книжки и выдачи дубликата крайне ограничены на сегодняшний день.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Единственным условием является то, что использование вкладышей после их вклеивания должно оставаться удобным, а вся вносимая в них информация – читаемой и не позволяющей иных толкований.