Личная карточка работника как правильно заполнять

Личная карточка сотрудника по форме Т-2 заводится на каждого принятого в компанию сотрудника. Как ее правильно оформить? Скачать бланк и образец заполнения. Что такое личная карточка работника, для чего она необходима: форма, оформление, коды. Пошаговая инструкция заполнения разделов карточки работника. Скачать.

Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»

Внесение сведений в данный раздел позволит сотруднику кадровой службы отслеживать предоставление определенных законодательством льгот и гарантий. Сведения вносятся на основании поданного работником документа — справки об инвалидности и др. В качестве основания льготы рекомендуем указывать федеральный закон или иной нормативный акт, в котором предусмотрена льгота или гарантия.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

ВАЖНО! С начало действовать Постановление Правительства от № 1302, которое отменяет использование личной карточки по форме № Т-2 в целях воинского учета. Поправки оговаривают, что взамен Министерство обороны утвердит перечень учетных документов. Пока изменений нет, и работодатели вправе пользоваться личными карточками, поскольку это предусмотрено Методическими рекомендациями Генерального штаба Вооруженных сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, утв. . Чтобы не нарушить законодательство, следите за новостями.

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, этот документ, как нам кажется, не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А хранить его надо постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке рядом с дублирующей записью об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2019 года.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, ).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

• договор о принятии на работу;
• приказ, выписанный работодателем;
• паспорт;
• трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
• свидетельство о пенсионной страховке;
• диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
• для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
• автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

• для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
• для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Как заполнить личную карточку работника: образец

Для корректной работы каждый сотрудник кадров должен знать, как заполняется личная карточка работника, форма Т-2. Образец заполнения бланка можно найти ниже.

В отличие от личного дела, она позволяет в упрощенном виде консолидировать всю информацию, касающуюся нового сотрудника. В дальнейшем кадровики должны вносить в нее все изменения: новую фамилию, изменения адреса, семейного положения и пр.

В отличие от личных дел, которые обычно не заводятся для младшего персонала (для рабочих), карточки должны быть у каждого сотрудника, независимо от его ранга. Заполняются они вручную, чтобы работник мог лично ознакомиться и поставить подтверждающую подпись.

Раздел №1

Первый раздел предназначен для общих сведений о человеке: его паспортных данных, прописке, дате рождения, образовании и пр. Сюда же вносится номер и дата договора с сотрудником. Вносить информацию можно с сокращениями, в таком случае нужно использовать общепринятую систему.

В графе образование вносятся необходимые данные на основании диплома. Если у специалиста нет диплома о высшем образовании, указывается «среднее» или «средне-специальное». Если дипломов слишком много, можно добавить дополнительный лист, описать опыт на нем и вложить в карточку.

В этом документе также подробно фиксируется информация о стаже: общем и непрерывном. Для этого используются сведения из трудовой книжки.

Раздел №2

Второй раздел предназначен для мужчин и содержит сведения о воинском учете. Он заполняется на основании предоставления воинского билета. Для тех, кто находится в запасе, существует несколько особенностей заполнения.

Если сотрудник не годится для военной службы – об этом также необходимо сделать соответствующие записи. В таком случае пишется, что он снят с учета по возрасту или по состоянию здоровья.

Категории годности к службе обозначаются буквами – А – годен, Д – негоден, и другими промежуточными.

Раздел №3

Другой пример унифицированной формы Т-2, образец заполнения которой мы сейчас рассматриваем, — раздел 3. Он не заполняется в день поступления работника на службу и становится актуален только тогда, когда наниматель проводит аттестацию сотрудников.

Также обязательно должно быть указано решение аттестационной комиссии. После того, как процесс завершен, изменения зафиксированы, сотрудник может лично ознакомиться и поставить свою подпись.

Если в ходе аттестации работнику был предложен новый статус, сведения об этом должны быть отражены и в этом разделе.

Раздел №4 и №5

Пятый раздел является продолжением предыдущего и содержит правила заполнения карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Сюда вносится полная информация о сроках обучения, полученной специальности и пр. Сведения берутся с диплома или сертификата, полученных на обучении.

Также можно указать, является ли обучение инициативой предприятия. Если это так, то в карточке делается пометка о номере и дате приказа, подтверждающим это решение. Если нет, достаточно будет указать вид (диплом, сертификат, свидетельство и пр.) и номер выдачи.

Раздел№7

Сюда входят награды, присуждаемые работнику в течение его работы на этой должности. Кроме самого названия, необходимо указать номер и дату приказа. Информация о финансовых ежемесячных премиях, входящих в систему оплаты рабочих часов, в эту категорию не входит.

Раздел №8

В восьмом разделе фиксируются сведения о том, когда и как часто сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в процессе работы по мере необходимости. Сначала кадровик на основании приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой он начинается, а уже затем, после того, как работник вышел из отпуска, он вносит запись о его завершении.

Это необходимо для избегания правок в этом документе: сотрудник может заболеть в отпуске, продлить его, уйти на больничный, написать заявление об уходе. Информация об отпуске за свой счет также фиксируется в личной карточке, как и остальные.

В разделе №6 отображаются аналогичные сведения, касающиеся повышения квалификации с помощью переподготовки или перепрофилирования.

Другие разделы

Следующие два раздела содержат информацию о льготах, порядке их предоставления, сюда же вносятся дополнительные сведения, которые невозможно квалифицировать в другие разделы.

Завершающий раздел содержит сведения об увольнении. В него вносится последняя запись об истории работы сотрудника в компании. Кадровик вписывает информацию об увольнении в последний рабочий день сотрудника и приглашает его для ознакомления. Увольняющийся должен поставить свою подпись в личной карточке и в своей трудовой.

Как вносить коды

Карточка – название условное, на самом деле этот документ представляет собой несколько страниц, скрепленных между собой. На первых двух находятся классифицирующие коды, без знания которых заполнить ее невозможно.

ОКАТО, ОКИН, ОКСО и ОКПДТР – это общероссийские классификаторы на различных уровнях. Коды стандартные, и их легко можно найти в любом справочнике. Если она заполняется с помощью программы типа 1С, то коды будут проставлены автоматически.

Табельный номер присваивается в день поступления на службу и остается неизменным. Графа «алфавит» заполняется с целью систематизировать карточки в общем каталоге. В характере отмечается, на определенный период времени она или постоянная. В типе фиксируется, основная она или по совмещению.

Правила внесения сведений

Если посмотреть на первую и вторую страницы формы, видны поля для проставления кодов. Нужно ли их заполнять? Да, нужно. Для этого надо использовать следующие классификаторы:

— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от N 413;

— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от N 412;

— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от N 276-ст;

— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от N 367.

Если эти страницы заполняются в электронной форме (обычно с помощью программных продуктов, например, 1С), то в них уже все классификаторы установлены, поэтому кадровику остается только выбрать из предлагаемых списков необходимое значение.

Примечание. Если с работником заключен трудовой договор о работе по внутреннему совместительству, ему присваивается второй табельный номер и заполняется отдельная личная карточка.

Итак, в шапке формы приводится наименование организации, которое берется из учредительных документов, а также в графах:

— «Дата составления» — указывается дата заполнения личной карточки, которая может отличаться от даты приема сотрудника на работу. Рекомендуем не затягивать с заполнением личной карточки и оформить ее не позднее недельного срока с момента трудоустройства (по аналогии с п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— «Табельный номер» — присваивается работнику при приеме и не изменяется при переводе или перемещении из одного структурного подразделения в другое;

— «Идентификационный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного страхования» — заполняются на основании документов, представленных работником;

— «Алфавит» — заполняется для систематизации карточек. Для этого проставляется первая буква фамилии работника;

— «Характер работы» — если трудовой договор заключен на определенный срок, указывается «временно», если бессрочно — «постоянно»;

— «Вид работы» — в случае заключения трудового договора о работе по совместительству пишем «совместительство», если нет — «основная»;

— «Пол» — проставляется только первая буква («М» — мужской, «Ж» — женский).

А теперь переходим к разделам личной карточки.

Раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу»

Из названия данного раздела уже ясно, какие записи подлежат внесению в него. Первой из них будет запись о приеме работника, сделанная на основании приказа о приеме (форма Т-1 или Т-1а). В дальнейшем сюда будут вноситься записи о всех переводах работника на другую работу. Обратите внимание, что с записями данного раздела сотрудника нужно ознакомить под подпись.

Можно ли обойтись без личной карточки

Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях. Так что на предприятиях нельзя вести личное дело сотрудника, не оформляя личные карточки.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них ведение учета на личных карточках не обязательно, но они вправе также пользоваться формой Т-2.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.

Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:

• Паспорт работника.
• ИНН.
• СНИЛС.
• Военный билет (при его наличии).
• Аттестат и иной документ об образовании.
• Трудовая либо справка с основного места деятельности.
• Свидетельство о браке (если есть).
• Свидетельства о рождении на детей (если есть).
• Трудовой договор.
• Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.

Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу — на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.

Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.

Раздел VIII «Отпуск»

Этот раздел предусмотрен для учета всех отпусков, предоставляемых работнику в течение трудовой деятельности в конкретном учреждении. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

Подчеркнем особенность заполнения данного раздела: на основании приказа вписывается только дата начала отпуска, а дата окончания вносится после того, как работник фактически вернулся из отпуска. Связано это с тем, что в случае отзыва сотрудника из отпуска или его продления дата окончания может оказаться иной, нежели указанная в приказе о предоставлении отпуска.

Не забывайте учитывать здесь и отпуска без оплаты, так как их продолжительность влияет на подсчет стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ).

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

Раздел V «Повышение квалификации»

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или представленных работником в течение трудовой деятельности. В этом разделе нужно указать:

— даты начала и окончания обучения;

— вид повышения квалификации;

— наименование учебного заведения и место его нахождения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования и пр.);

— вид документа (свидетельство, удостоверение) и его данные (номер и дату выдачи).

В графе «Основание» можно указать реквизиты приказа о направлении работника на повышение квалификации, а можно ничего не писать (в случае, если работник самостоятельно повысил свою квалификацию).

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

• 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
• карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
• для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
• оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Обязательный ли это документ или нет

При обычном ее использовании личная карточка работника не включается в состав необходимых документов, которые в безоговорочном порядке должны заводиться в компании. Однако, иначе обстоят дела когда речь встает о соблюдении воинского учета.

Согласно законодательству в указанной сфере на каждого военнообязанного ответственный сотрудник должен заводить личную карточку.

Правильность ее ведения, а также периодическое обновление данных в ней, проверяется представителями военкомата.

Важно! Если эти правила не соблюдать, фирму могут привлекать к ответственности в форме денежных штрафов.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»

Это последний раздел карточки, который заполняется только при увольнении сотрудника. В него вносят основание прекращения трудового договора или увольнения, ставят дату увольнения и реквизиты приказы (распоряжения) об этом. Заметим, что запись в этом разделе заверяется подписью не только работника, но и кадровика.

Что это такое

Личная карточка – это унифицированный документ, призванный систематизировать сведения в кадровом отделе о каждом служащем фирмы.

В ней фиксируются доступные данные о работнике, его дипломе, стаже и пр. Карточка составляется один раз и хранится затем на протяжении всего срока пребывания человека в компании. Кадровик фиксирует в ней изменения, касающиеся человека: отпуск, больничный, повышение и т.д.

Форма

Карточка относится к категории первичных документов. Ее необходимо создавать при оформлении и вносить в нее изменения под роспись сотрудника при любых кадровых изменениях.

Работодатель обязан вносить в нее сведения об увольнении, переводах, о воинской обязанности.

Существует спорная ситуация относительно того, как именно должна выглядеть карточка. Несмотря на наличие унифицированной версии, некоторые бухгалтеры считают, что компания вправе выбрать самостоятельно форму. Однако такие действия противоречат требованиям закона.

При увольнении сотрудник обязан подписать факт внесения соответствующей записи собственноручно.

Оформление

Личная карточка оформляется после подписания приказа о найме, подписанным руководящим составом компании. После этого кадры готовят все, что требуется, уже для росписи непосредственно сотрудником: должностные инструкции, договор, собственную карточку и пр.

Чтобы заполнить ее, отделу кадров необходимо получить следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• военный билет;
• диплом и пр.

Специалист отдела кадров использует эти сведения для составления максимально полной и достоверной карточки. При необходимости он может задать любые уточняющие вопросы. Работник имеет право ознакомиться с ней, прежде чем подписать. Решать, вести ее в электронном или бумажном виде, должен руководитель компании.

Личная карточка работника — форма Т-2: образец заполнения

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:

• читает и переводит со словарем;
• читает и может объясняться;
• владеет свободно.

Далее подробно заполняем сведения об образовании.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

• в аппарате Совета Обороны РФ;
• в Администрации Президента РФ;
• в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от № 808).

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже.

Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте.

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в этом документе, заполняется на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывники);
• либо военного билета (пребывающие в запасе).

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке строится по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него пока остается чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие разделы карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, разделы остаются чистыми.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Выглядит это так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Эти разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.