Сколько хранится график отпусков в организации

Срок хранения графика отпусков в организации — важный временной показатель, от учета которого зависит эффективность делопроизводства и надлежащая организация. Срок хранения графика отпусков в организации подразумевает определенный период, в течение которого график отпусков находится в делопроизводстве компании и не подлежит уничтожению.

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции. Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ. работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы. В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. КоАП РФ ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2019 году

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2019 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2019 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2019 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

• За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
• С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
• С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

• уничтожение на шредере;
• разрезание (измельчение) вручную;
• сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии. Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении . который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

• наименование документа, подлежащего уничтожению;
• срок его хранения;
• способ уничтожения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом

Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом

П. 19 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу. Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет. Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет.

ВАЖНО! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение ГО раньше положенного срока должностное лицо организации будет обязано уплатить штраф в размере от 300 до 500 руб.

Срок хранения графика отпусков

Как и любой документ, график хранения отпусков имеет свой срок и режим хранения. Перечень типовых управленческих документов и сроки их хранения оговорены в Приказе Минкультуры России № 558 от . Но важно не только знать срок хранения того или иного документа, но и правила его исчисления. В этой статье мы уточним срок хранения графика отпусков в 2019 году.

• особенности хранения графика отпусков;
• сроки хранения графика отпусков;
• для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период.

Какой срок хранения у графика отпусков?

Срок хранения графика отпусков — 1 год после окончания года, на который составлен график. Объясняется это следующим.

Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от № 125-ФЗ). Среди прочих к таким документам относится и график отпусков. Срок хранения графика отпусков 2019 установлен поз. 693 п. 8.1 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов…», утв. Приказом Минкультуры России от № 558. Он составляет 1 год.

Срок хранения графика отпусков — 1 год после прекращения его действия. Согласно абз. 3 п. 1.4 вышеуказанного Перечня, исчисление срока хранения графика отпусков начинается 1 января года, следующего за годом окончания соответствующего делопроизводства.

Помимо обязанности по составлению графика отпусков ТК РФ устанавливает крайний срок, когда этот документ должен быть утвержден. Делается это не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года (ст. 123 ТК РФ). Так, график на 2020 год нужно успеть подготовить до 17 декабря 2019 года. Подробнее об этом см. «График отпусков: срок составления на 2020 год».

Штатное расписание

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации. Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ ). Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Форма, по которой оформляется штатное расписание (форма Т-3 ), также утверждена постановлением Госкомстата №1. При этом штатное расписание (как и график отпусков) – документ, который вовсе не обязан быть статичным. Компания может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п. Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание. Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Читайте также: Компенсация отпуска при увольнении НДФЛ

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса). Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Мнение юристаДмитрий ИвановЦентр правовой поддержкиЗадать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98.
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.
• Регионы: +7 (800) 600-36-17.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Согласно п. 693 данного документа, график отпусков должен храниться в организации в течение года после окончания его действия. Дата, с которой начинает отсчитываться срок хранения, установлена как 1 января следующего календарного года (с указанного дня старый график отпусков перестает действовать). Это значит, что график отпусков на 2018 год можно будет уничтожить не ранее 1 января 2020 года.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Обязательно или желательно

Изучив статью 123 ТК РФ, приходим к такому выводу: оформленный график отпусков должен лежать у инспектора по кадрам в специальной папке. Там, где обычно хранятся локальные правовые документы организации.

График может быть один на всю организацию. Это удобно, если штат маленький.

Если на предприятии есть крупные структурные подразделения, практичнее оформить график по отделам.

То есть график разрабатывается исключительно организацией с учётом требований законодательства. Одновременно берутся к сведению все льготы работающих и пожелания коллектива.

Личная карточка работника

Еще один документ, косвенно связанный с трудовыми книжками, – личная карточка. О необходимости ведения личных карточек работников говорится, в частности, в пунктах 12 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата № 1 (форма Т-2 ). Заполняется она на каждого сотрудника и хранится в организации в течение 75 лет.

На этом перечень обязательных для любой компании кадровых документов заканчивается. Однако трудовое законодательство упоминает еще и другие документы, которые должны появляться в компании в тех или иных случаях. О них мы детально поговорим в следующий раз.

*«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Источник: БухОнлайн.ру Автор: Алексей Крайнев, налоговый юрист портала «Бухгалтерия Онлайн»

Ошибки недопустимы

Вопрос организации отпускной кампании в каждой организации находится под особым контролем у проверяющих органов. При выявлении нарушений чаще всего наказывают рублём. Либо конкретное виновное лицо, либо организацию.

Длительный стаж проверок кадровых служб позволил выявить типичные ошибки и нарушения:

1. График отпусков не утверждается руководителем.
2. Отпуска оформляются лишь на основании заявления сотрудника без составления приказа и графика отпусков.
3. Несоблюдение очерёдности отпусков, указанной в графике. Отсутствие соответствующих приказов о внесении изменений в график.
4. Внесение некорректных записей в график (например, отпуск сотрудника по беременности и родам, отпуск по уходу за детьми до трёх лет).
5. Неправильное деление отпуска на части. Одна часть не должна быть менее 14 дней.
6. Накопление неиспользованных отпусков (более двух лет).
7. Неверная оплата за неиспользованные дни отпуска.
8. Отправка сотрудника в отпуск 2 раза в год. Такой вариант допускается, если сотрудник принят на работу, например, в 2015 году, а в отпуск два раза идёт в 2016г.
9. Одновременная отправка в отпуск сотрудников, выполняющих схожие функции. В таком случае организация остаётся без узких специалистов.
10. Отказ льготным категориям работников уходить в отпуск в удобное для них время.
11. Нелегальный способ: работник одновременно оформляет отпуск и продолжает трудиться.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям

• Форма № Т-7. График отпусков (бланк).xls
• Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (образец).doc

Доступно только подписчикам

• Пример заполнения графика отпусков.doc
• Уведомление сотрудника о дате начала его отпуска (бланк).doc

Закон обязывает всех работодателей за исключением физических лиц утверждать график отпусков не позже, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Из этой статьи вы узнаете:

— как составить график отпусков 2016;

— какова форма графика отпусков 2016;

— перенос дат в графике отпусков в 2019 году

— срок хранения графика отпусков 2019г.

График отпусков — важный документ, позволяющий заранее утвердить время запланированного ежегодного отдыха каждого работника и при этом не допустить остановки или замедления производства, проблем с оформлением бумаг и других неприятных событий, которыми чревато отсутствие персонала на рабочих местах. Рационально составленный график предусматривает возможность замены специалистов на время отпусков, строгий учет всех основных и дополнительных дней отдыха персонала, возможность разделения ежегодного отпуска на две части по желанию работника.

Как составить график отпусков на 2016 год

Трудовой кодекс определяет график отпусков как обязательный и для работников, и для работодателя-юридического лица документ, устанавливающий порядок предоставления отпусков в организации (ст.123 ТК РФ). Обычно его составлением занимается кадровая служба: сначала традиционно запрашивается информация от работников всех подразделений об отпускных планах на будущий календарный год, после чего на основании полученных сведений разрабатывается сводный график.

Универсального ответа на вопрос «Как составить график отпусков на 2016 год, чтобы удовлетворить запросы всех сотрудников?», к сожалению, не существует. Разработать документ, учитывающий абсолютно все пожелания персонала, сложно. Большинство стремится уйти в отпуск в теплое время года, но при составлении графика приходится учитывать не только личные просьбы сотрудников, но и специфику деятельности организации, действующие нормы трудового права и требования начальников структурных подразделений.

Необходимо помнить, что некоторым категориям работников полагается предоставлять отпуск в удобное для них время. Речь идет, в частности, о:

— несовершеннолетних работниках (ст.267 ТК РФ);

— лицах, работающих по совместительству. Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст.286 ТК РФ);

— мужьях, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст.123 ТК РФ);

— сотрудниках, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев (ст.122 ТК РФ);

— сотрудницах, уходящим в отпуск по беременности и родам (ст.260 ТК РФ);

— супругах военнослужащих (ст.11 Федерального закона №76-ФЗ);

— лицах, награжденным знаком «Почетный донор России» (ст.11 закона РФ №5142-1);

— некоторых других категориях работников.

Кроме того, первоочередное право на получение ежегодного отпуска в летнее или другое удобное время имеют женщины, у которых двое и более детей в возрасте до 12 лет (абз.3 подп. «б» п.3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22 января 1981 № 235). Решением Верховного Суда РФ от 17 июня 2014 г. № АКПИ14-440 данная норма была признана не противоречащей положениям Трудового кодекса.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух и более лет подряд, а также непредоставление отпуска несовершеннолетним работникам и лицам, занятым на работах с опасными и вредными условиями труда, считается серьезным правонарушением (ч.4 ст.124 ТК РФ).

Когда готовится график отпусков на 2016 год

График отпусков необходимо составлять заранее, хотя бы за месяц до начала нового календарного года. Утвердить график отпусков необходимо не позднее чем за две недели до наступления 2019 года. Иными словами график отпусков 2016 должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2015 года.

Форма графика отпусков 2019 года может утверждаться каждой компанией самостоятельно, но многие работодатели традиционно продолжают пользоваться удобной унифицированной формой Т-7.

Закон не обязывает работодателя знакомить персонал с графиком отпусков (достаточно просто уведомить каждого работника о начале отпуска минимум за две недели до запланированной даты). Можно предусмотреть в самом графике отпусков 2016 специальную графу для подписей работников в подтверждение их информированности о начале отпуска. Не возражает против этого и Роструд (письмо Роструда от 30 июля 2014 № 1693-6-1).

Перенос дат в графике отпусков в 2019 году

График отпусков — плановый документ, поэтому перенос дат в графике отпусков в 2019 году, разумеется, не исключен, тем более что трудовое законодательство не запрещает вносить коррективы в ранее утвержденный документ. Причины, по которым ежегодный оплачиваемый отпуск может продлеваться или переноситься на другой период, перечислены в ст.124 ТК РФ. Кроме того, перенос отпуска допускается по соглашению между работником и работодателем.

Изменения в график отпусков 2016 вносятся на основании заявления, написанного работником, и соответствующего приказа руководителя организации. В большинстве случаев исправления касаются ранее внесенных в график отпусков дат начала и окончания отпуска.

Если перенос отпуска вызван болезнью (данный факт необходимо подкрепить листком нетрудоспособности), новые даты устанавливает руководитель организации с учетом пожеланий работника. При продлении отпуска по причине болезни никакие изменения в график не вносятся.

Хранение графика отпусков 2016

Графики отпусков должны храниться в организации 1 год (ст.693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558).

А 1 января 2019 года можно будет прекращать хранение графика отпусков на 2014 год.

Отсутствие графика отпусков 2016

Отсутствие графика отпусков – одно из самых распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ход в процессе проверки

За отсутствие графика отпусков, а также ошибки в его утверждении, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, установленной ч.1 ст. КоАП РФ.

— для должностных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей;

— для ИП — от 1 до 5 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— для юрлица — от 30 до 50 тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Срок хранения графика отпусков в организации

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2017 год можно будет уничтожить не ранее .

Сколько хранится график отпусков в организации

Сколько хранится график отпусков в организации

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2019 года. Уничтожить его можно будет только после наступления .

Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением.

Работаем над составлением графика

Знакомство работника с графиком отпусков

Будьте готовы к тому, что не всем работникам ваш график придётся по душе. Возможны различного рода недоразумения. Чтобы быть во всеоружии, подготовьте убедительные факты того, что очерёдность построена правильно. Что это за факты? Это документы, подтверждающие право на первоочередной отпуск отдельных работников. Принимаются к сведению семейные обстоятельства, личные заслуги каждого работника, необходимость обязательного присутствия конкретных сотрудников в определённые периоды.

Варианты уведомления сотрудников:

1. Унифицированная форма №Т-7 рекомендуется для составления графиков отпусков. Ничего противозаконного не случится, если в форму добавить столбец с названием «Ознакомлен (а)». Дата и подпись обязательны.
2. Оформление специальной формы (произвольный вариант), с указанием таких сведений: Ф.И.О. сотрудника, подпись, дата.

Как вариант, специалисту по кадрам подготовить приказ и утвердить у руководителя. Приказом назначается ответственное лицо, которое отвечает за ознакомление работников одного или нескольких подразделений с формой на предстоящий год. В приказе пофамильно указываются все лица, которым потребуется поставить подпись об ознакомлении с приказом.

Поэтому выбираем старый и надёжный способ — под подпись.

Правила составления + образец заполнения

Алгоритм составления графика отпусков с учётом требований ст. 123 ТК РФ:

• С первого раза составит полноценный график лишь кадровик-виртуоз. Согласитесь, таких немного. Поэтому приступим к изготовлению своеобразного черновика. В первую очередь делим всех сотрудников по отделам. Затем сортируем по вероятной взаимозаменяемости, чтобы не пострадали рабочие процессы. Подсчитываем и вносим в график-проект продолжительность каждого отпуска, возможные разделения отпуска по частям. Вообще, в каждой организации свои тонкости, поэтому здесь приведён своеобразный шаблон, которого стоит придерживаться. Когда все необходимые данные будут внесены в сводную таблицу, кадровик сразу увидит вероятные нестыковки и внесёт необходимые поправки.
• Если кадровик малоопытен в составлении таких бумаг, то приступать к этому процессу стоит заранее. За два — три месяца до крайней даты для утверждения. К моменту создания графика кадровик собирает специальные опросные листы, в которых указываются пожелания работников о времени отпуска.
• Обязательное согласование документа с организацией профсоюза, если таковая имеется. Профсоюз вправе рассматривать обсуждаемый график до 5 дней. После обязан дать обоснованные комментарии и предложить вероятные поправки.
• Утверждение готовой формы руководителем организации.
• Бумага утверждается руководителем не позднее чем за две недели до окончания календарного года. График отпусков на 2017 календарный год должен быть утверждён до 17 декабря 2019 г.
• Статьёй 123 ТК РФ не предусмотрено обязательное ознакомление работников с графиком отпусков. Но сделать это всё же стоит. Так кадровик подстрахует в первую очередь себя, проверит правильно ли учтены интересы всех сотрудников.
• Копии документа раздаются руководителям всех подразделений для возможной корректировки и внесения пожеланий сотрудников. Как бы кадровик и руководители отделов ни старались максимально учесть все варианты, в график отпусков будут периодически вноситься поправки.

Приказ на утверждение графика отпусков

Ссылаясь на ст.123 ТК РФ, можно с уверенностью утверждать, что такой приказ в обязательном порядке не составляется.

Подготовить приказ можно в следующих случаях:

• руководитель обязует начальника отдела кадров подготовить график для последующего утверждения;
• руководитель оповещает начальников всех подразделений, что требуется собрать сведения о желаемых датах отпуска у сотрудников.

То есть, приказ является дополнительным напоминанием о подготовке к отпускной кампании в организации.

Вносим изменения в график отпусков

График отпусков на один год в организации должен быть один.

Возникают ситуации, когда данные ранее утверждённого графика становятся неактуальными. Это происходит по ряду причин:

• приём на работу новых сотрудников;
• работающие в организации граждане, которые имеют право потребовать отпуск в любое время;
• смена специфики деятельности организации;
• внеплановая командировка;
• болезнь сотрудника либо руководящего лица;
• финансовые возможности организации.

Законодательство не требует каждый раз знакомить всех сотрудников с окончательным видом графика. Это остаётся на усмотрение руководства.

Если перенос отпуска вызван внеплановыми производственными моментами, то руководство дополнительно согласовывает с работником дату переносимого отпуска. Если же, наоборот, сотрудник хочет перенести отпуск на другую дату, то пишется заявление на имя руководителя.

В законе точно не прописано, можно ли вносить изменения в документ. Чтобы не мучиться ненужными сомнениями, будем действовать по проверенному алгоритму:

• изменение в график отпусков инициирует непосредственно руководитель (либо в интересах организации, либо в интересах сотрудника);
• утверждение приказа на внесение изменений;
• ознакомление работников, отпусков которых коснулись изменения, под подпись;
• издание нового графика отпусков с внесёнными изменениями.

Актуальный момент: работник уходит в отпуск согласно графику. Возвращается из отпуска либо раньше положенного срока, либо позже. Причины могут быть различные (например, болезнь сотрудника).

В этом случае изменения в график отпусков не вносятся.

Как делается дополнение к графику

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха. Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу "включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты", либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

Вводная информация

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки. договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

• Табель учета рабочего времени
• График отпусков
• Штатное расписание
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Расчетный листок
• Книги учета трудовых книжек
• Личная карточка работника