Спецификация товара что это

Для чего нужна спецификация на поставку товара. Когда формируется спецификация. Сколько может быть спецификаций по договору. Образец составления документа. Что представляет собой спецификация к договору поставки, что обязательно указывается в спецификации. Правила, методика и образец ее составления.

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Форма спецификации

Как и было сказано ранее, установленной государственной единой формы спецификации не существует. Данный вид документа является инструментом, позволяющим идентифицировать и конкретизировать определенный поставляемый товар.

Именно поэтому он на протяжении действия всего договора может изменяться в количественных и качественных показателях. Сторонами могут добавлять и подписываться конкретные графы именно их условий поставки.

Важно: в самом договоре обязательно должна быть проставлена отметка о наличии спецификации. Эта отметка выставляется в разделе о порядке поставки, и обязана быть подписана обеими сторонами соглашения, в противном случае спецификация не имеет юридической силы.

Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться

1. В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
2. Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
3. Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
4. в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
5. Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.

Порядок заполнения спецификации:

1. Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
2. Номер документа.
3. Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
4. Реквизиты покупателя и поставщика.
5. Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
6. Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
7. Наименования сторон прописываются вначале.
8. Печати и подписи сторон.
9. Дата заключения этого документа.

Что в ней указывается

Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует. В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме. Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения. Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.

Обычно используется спецификация, состоящая из таблицы. Количество столбцов таблицы – 8. Иногда ее делают при помощи списка, в который вносятся наименования поставляемого товара. В таблице или списке указываются нижеприведенные данные (заносятся в табличные графы):

1. Порядковый номер.
2. Название поставляемого товара. Оно должно полностью совпадать с наименованием в накладной.
3. Соответствие этого товара с ГОСТом.
4. Единица измерения товара.
5. Его количество.
6. Общая сумма договора поставки (без налога на добавленную стоимость – НДС).
7. Отдельно – сумма НДС.
8. Сумма договора с учетом НДС.

Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.

Именно на основании этой спецификации и осуществляется прием товара по договору поставки. Необходимо как можно детальнее описать продукцию, которая будет поставляться, чтобы не возникало недоразумений при отгрузке и приеме.

Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец спецификации в формате excel и doc соответственно О том, для чего нужен, кем и когда заключается, как выглядит образец трехсторонного договора цессии, читайте здесь.

Если вас интересует, как заполнить образец гарантийного письма на оплату, ознакомьтесь с этой статьей.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Что характерно для спецификации:

• Наличие ссылки на договор, к которому она прилагается.
• Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).
• Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.
• Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.
• Указание итоговой суммы с НДС и без него.
• Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.

За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.

Особенности договора поставки

Обычно бизнесмены, которые настроены на долгую и продуктивную деятельность на рынке, предпочитают работать по хорошо проверенным схемам. К чему приводит отсутствие прочных договорных связей в рыночной среде:

1. Самые разные поставщики сырья и комплектующих для производства, товаров для дальнейшей мелкооптовой и розничной торговли и других сфер деятельности приводят к тому, что промышленные мощности перестают ритмично работать, а торговлю начинает лихорадить.
2. В свою очередь спонтанные поставки приводят к тому, что крупные покупатели с солидной репутацией начинают искать других поставщиков, а сам бизнес начинает приходить если не в упадок, то терпеть солидные потери доходов и прибыло в конечном итоге.

Однако всех этих проблем можно избежать, следуя проверенной генеральной линии менеджмента, направленной на длительное сотрудничество с традиционными проверенными контрагентами. Долгосрочные договоры – вот исключительно надежный путь к достижению высоких финансовых результатов и приобретению хорошей репутации.

Подавляющее большинство бизнеса основано на долгосрочных, буквально рассчитанных на несколько лет договорах поставки. При этом очень выгодно заключать один документ с пропорциональным делением на календарные периоды.

При этом роль прилагаемой к договору спецификации в следующем:

• Представляет собой документ, по которому производится единичная сделка, где указан ассортимент или перечень предназначенной продукции.
• Ей четко оговорен срок и мельчайшие условия для осуществления поставки.
• В этом документе четко определены формы расчетов, методика, сумма, валюта и период, в течение которого должны поступать платежи.
• Если самый тщательно прописанный договор поставки содержит исключительно общие позиции, то посредством спецификаций он конкретизируется. В ней указаны виды транспортной доставки и место разгрузки.
• Договор поставки, как и остальные приложения, в том числе и спецификации, остаются недействительными, пока все документы не подписаны всеми участниками сделки.
• Поставка, совершающаяся на основании одного только договора, является незаконной, то есть осуществляемой в нарушение комплекса условий, прописанных в документе.
• Договор поставки, начинающий работать без спецификации является нарушенным по всем условиям. В правовом поле это расценивается как неисполнение договорных условий в полной мере и чревато определенными последствиями в виде нарушений налогового законодательства.

Данные указываемые в спецификации к договору

Установленного единого образца спецификации к договору о поставке товара не существует в РФ. Каждый предприниматель оформляет этот документ в произвольной форме для конкретно своего случая.

Но существует основные сведения, которые подлежат внесению в спецификацию, они могут изменяться и корректироваться при необходимости. Этот документ практически всегда заполняется в форме таблицы.

Образец спецификации на поставку товара 2019 года

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:

• номера по порядку (для удобства);
• полные наименования товаров;
• количество товаров;
• единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
• цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
• общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.

1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

Договор поставки – одно из самых распространенных соглашений. Именно поэтому часто возникают связанные с ним вопросы. Грамотное составление договора – залог его успешной реализации и всего бизнеса в целом. В договорных отношениях нужно очень внимательно относиться ко всем мелочам, ведь одна неверная запятая может дорого обойтись.

Спецификация к договору поставки – его неотъемлемая часть, поэтому к ней нужно относиться так же тщательно, как и ко всему остальному документу. Ее основное предназначение – конкретизация положений соглашения. С ней знакомы все, кто хотя бы раз заключал договор поставки, но не все знают те моменты и нюансы, на которые следует обращать внимание.

Чтобы устранить пробелы в знаниях, давайте детально рассмотрим, что же такое спецификация, что в ней указывают, каковы правила ее заполнения. Эта информация будет полезной и для индивидуальных предпринимателей, и для сотрудников предприятий и организаций, которые занимаются договорной деятельностью либо смежным с ней сектором.

Что это такое?

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки.

В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует. В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме.

Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения.

Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.

Обычно используется спецификация, состоящая из таблицы. Количество столбцов таблицы – 8. Иногда ее делают при помощи списка, в который вносятся наименования поставляемого товара. В таблице или списке указываются нижеприведенные данные (заносятся в табличные графы):

1. Порядковый номер.
2. Название поставляемого товара. Оно должно полностью совпадать с наименованием в накладной.
3. Соответствие этого товара с ГОСТом.
4. Единица измерения товара.
5. Его количество.
6. Общая сумма договора поставки (без налога на добавленную стоимость – НДС).
7. Отдельно – сумма НДС.
8. Сумма договора с учетом НДС.

Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.

Именно на основании этой спецификации и осуществляется прием товара по договору поставки. Необходимо как можно детальнее описать продукцию, которая будет поставляться, чтобы не возникало недоразумений при отгрузке и приеме.

Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

Договор поставки является основным документом при оформлении заказа между поставщиком товара и заказчиком.

Для предотвращения проблем и несогласованностей необходимо грамотное составление как соглашения, так и всех приложений к нему, в число которых входит спецификация.

Рассмотрим особенности спецификации к договору поставки в 2019 году, образец и правила заполнения.

Сведения, указываемые в спецификации

1. Номер товара по порядку.
2. Наименование поставляемого товара (в соответствии с накладной).
3. Количество товара.
4. Единица измерения товара.
5. Сумма договора поставки.
6. При необходимости указывается еще данные о таре и стоимости услуг дополнительных, предоставляемых к данному соглашению.

Важно: Именно в соответствии со спецификацией производится прием товара.

Что такое спецификация к договору поставки?

С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров. Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы. В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.

Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству. Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации. Скачать образец спецификации к договору поставки товара можно ниже.

Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.

Читайте также: Существенные условия договора купли-продажи

Что это такое?

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики: качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки. Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию. В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Основные сведения, отражаемые в спецификации

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места.

• возмездного оказания услуг;
• подряда;
• некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

• материалы;
• сырье;
• оборудование и механизмы;
• прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Форма приложения к контракту не регламентируется нормами, каждый участник внешнеторговой деятельности оформляет документ по своему усмотрению, произвольно. Основными данными, вносимыми в бланк, таблицу или в другую удобную для использования форму (например, список), являются:

• номер товара по порядку, соответствующему нумерации в графике поставок товаров;
• наименование, совпадающее с названием в накладной;

• указание на нормативный документ, в соответствии с которым произведен этот товар;
• единица исчисления товара;
• количество продукции с указанием допустимых отклонений объема и размеров, влажности, процента естественной убыли;
• итоговая сумма поставки (без НДС, отдельно – налог, и сумма с НДС). Спецификация может служить документом, подтверждающим согласование цены товара. В данном случае производится раскладка по суммам и налогу для каждой позиции.

В документе целесообразно указать реквизиты контрагентов.

Если поставляется какой-то новый уникальный продукт, сведения в спецификации можно откорректировать и дополнить необходимыми сведениями. В спецификации можно также оговорить график поставки с указанием номенклатуры и сроков, а также особые требования к способу поступления или самому товару.

При заключении контракта на поставку оборудования, аппаратуры, контрольно-измерительных и иных приборов товар необходимо охарактеризовать в технической спецификации терминами, принятыми в инженерной отрасли.