Как написать акт на списание

Акт списания основных средств - образец заполнения и бланк можно скачать на нашем сайте - отражает процесс снятия ОС с учета в организации. Как правильно оформить акт на списание актива или группы средств? Каковы нюансы оформления документа при списании автомобиля? В этой статье вы узнаете ответы. Заполнить акт на списание материалов не сложно. Нужно определить членов комиссии и составить документ. Как? Описано в данном материале и представлен образец

Как правильно оформить акт о списании материалов

Данный документ в обязательном порядке должен содержать в себе сведения о предприятии и о членах комиссии по списанию: их должности, фамилии, имена, отчества, а также подробный перечень списываемых материалов, включая их количество и стоимость (поштучную и общую), причину списания. Комиссия назначается отдельным приказом руководителя организации, в нем же прописывается председатель комиссии. После внесения всех данных в акт по списанию каждый член комиссии должен поставить под документом свою подпись, тем самым удостоверяя, что вся информация в него внесена верно. Также, по завершении процедуры, акт должен заверить руководитель организации.

Акт о списании материалов имеет юридический статус, поскольку на основе него специалисты бухгалтерских отделов отражают балансовую стоимость списываемых материальных ценностей, а также непосредственную убыль предприятия из-за их утраты. В свою очередь эти сведения отражаются в налоговом учете юридического лица.

Акт не имеет унифицированного, стандартного образца, поэтому составляться он может в свободной форме либо по разработанному внутри организации шаблону, в соответствии с особенностями ведения ею деятельности и потребностями. Документ можно оформить на обычном листе А4 формата или же на фирменном бланке организации в единственном экземпляре, предназначенном для бухгалтерии предприятия (однако при необходимости, члены комиссии как материально-ответственные лица могут потребовать себе копии акта). Заверять его печатью необязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту и фиксируется в специальном журнале.

Порядок списания материалов

Для списания материальных ценностей требуется создание специальной комиссии. В ее состав входят материально ответственные лица, как правило, из разных структурных подразделений предприятия. Именно в их обязанность входит выявление и освидетельствование повреждений, дефектов или неисправностей оборудования, техники, мебели, хозяйственного инвентаря, инструментов и пр. ценностей, содержащихся на балансе организации.

После фиксации таких фактов, они уполномочены к оформлению акта о списании материалов. Как правило, в крупных организациях для подобных действий существуют специально разработанные четкие инструкции.

Для списания материалов необходимы веские основания, имеющие документальное подтверждение.

Списание материалов не может происходить без веских на то оснований, подтвержденных определенной доказательной базой. В частности, при процедуре списания материалов могут использоваться вспомогательные документы.

Итак, это:

• отчеты о произведенной за определенный период продукции (ее объем, наименования и т.д.);
• отчеты материально ответственных лиц об использованных материальных ценностях;
• письменные документы о расходах материалов свыше установленных нормативов (с обоснованием этих фактов);
• утвержденная калькуляция по нормам материальных затрат для изготовления единицы товара;
• прочие финансовые и учетные документы.

Перед списанием материальных ценностей на предприятии должна быть проведена инвентаризации имущества с внесением её результатов в соответствующие документы.

Форма акта списания материальных ценностей

Форма акта на списание материальных ценностей зависит от вида списываемых активов. Ведь для отдельных случаев списания утверждены унифицированные бланки. И хотя они не являются обязательными к применению, удобно использовать именно их (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Тем более учитывая, что использование именно унифицированных форм первичных учетных документов часто предусмотрено большинством бухгалтерских программ.

Так, при продаже материалов или товаров обычно используется унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата от № 132). Такая накладная составляется в 2 экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, которая сдает товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. А второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования ценностей.

В том случае, когда необходимо оформить порчу, потерю качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации, может составляться в 3 экземплярах унифицированная форма № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров» (утв. Постановлением Госкомстата от № 132). Первый экземпляр акта направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с потерь ТМЦ с материально ответственного лица, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у МОЛ.

Для оформления и учета списания пришедших в негодность основных средств Постановлением Госкомстата от № 7 утверждены следующие унифицированные формы:

• № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;
• № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;
• № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)».

Указанные формы составляются в 2 экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации и утверждаются руководителем. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов ОС, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Как в указанных выше случаях списания, так и в иных ситуациях форму акта для списания материальных ценностей организация может разработать самостоятельно. При этом может обратиться, например, даже к форме акта списания материальных ценностей (образец по форме 0504230), который применяется государственными (муниципальными) учреждениями (Приказ Минфина от № 52н).

Какую бы форму организация ни выбрала, ее необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета. Примерную форму акта списания материальных ценностей (бланк) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Приведем для акта списания товарно-материальных ценностей образец его заполнения.

Пред. / След.

Общие аспекты

Списанию подлежит не только сырье, применяемое для производства продукции. Списываются любые израсходованные хозяйствующим субъектом материалы и ценности.

Помимо того, что подтверждение списания важно для достоверности учета, огромную роль документированность имеет и для налогообложения. Когда и что списывать и как это оформить?

Стандартный процесс списания материалов осуществляется один раз за месяц. При этом списываться могут лишь те ценности, которые официально приняты к учету.

Процедура сопровождается созданием акта списания материалов. Количество израсходованных материалов определяется с учетом объема, указанного в приходной документации, как начального показателя.

Любой расход материала подтверждается расходными документами. Эти данные указываются в акте со ссылкой на оправдательные документы.

Также важно при списании материалов учесть естественные потери. Например, отдельные материалы могут уменьшаться в объеме при транспортировке или хранении.

Если игнорировать нормальные потери, то со временем они могут накопиться и обрести существенный объем, ведущий к возникновению недостачи.

Кроме списывания материалов в процессе ежемесячного подведения итогов случаются ситуации расходования материальных ценностей, не связанные с текущим производством.

Такие операции также требуют оформления акта на списание материалов. Но недостаточно указать вид материала и причину расхода, нужно правильно составить документальное подтверждение.

Что это такое

Из самого наименования документа – акт списания материалов – следует, что он удостоверяет израсходование материальных ценностей.

То есть расходованные средства больше не используются в производстве и не должны отображаться в учете. Обоснованием снятия с учета становится акт списания.

Под материальными ценностями подразумеваются средства, приобретенные за счет организации. Использоваться они могут при создании продукции, для удовлетворения нужд предприятия, реализации трудовой деятельности.

В процессе использования материалы расходуются, приходят в негодность и подлежат списанию.

Акт на списание должен заключать в себе данные, идентифицирующие сами материалы, комиссию по списанию, причину списания, количество и стоимость списываемых объектов.

Также должны наличествовать обязательные реквизиты, привязывающие документ к определенной организации, дате составления и т.д. На основании готового акта бухгалтер подготовит справку, позволяющую снять материалы с учета.

Законодательством не предусмотренная утвержденная форма бланка данного акта. Но это не значит, что документ можно игнорировать или составлять без соблюдения определенных норм.

Налоговая инспекция, как правило, весьма щепетильно относится ко всему, что каким-либо образом касается расхода материалов и ценностей.

Можно взять за образец типовую форму акта и заполненный пример, чтобы на их основе разработать подходящий шаблон документа. Изначально подтверждения требует передача материалов ответственному лицу.

Для этого может использоваться требование-накладная, на основании которой ценности перемещаются, а затем выдаются материально ответственному лицу, который и инициирует процесс списания.

Ответственным за сохранность материалов сотрудником подается докладная записка на имя руководства о необходимости списывания материалов.

Руководитель издает приказ, после чего создается комиссия и осуществляется процесс списания, какой документируется актом.

Назначение документа

Основным назначением акта списания материалов является оправдание снятия материальных ценностей с учета. Акт выступает оправдательным документом, подтверждающим расход материалов.

При отсутствии акта списание ценностей оказывается абсолютно необоснованным, и израсходованные материалы продолжают числиться в учете.

То есть данный документ необходим для обеспечения достоверности бухгалтерского учета. Также при помощи акта списания ТМЦ можно убавить налогооблагаемую базу.

При расчете таковой в расчет принимаются все активы предприятия, и материалы в том числе. Расход ценностей признается только при наличии надлежащего документа.

В противном случае израсходованные материалы, несмотря на их отсутствие, включаются в базу по налогообложению. Данные касающиеся материалов удобнее отображать с помощью таблицы.

Готовый акт подписывается всеми членами комиссии. Утверждает документ руководитель предприятия. Упростить процесс списывания можно, если комиссия состоит из одного человека.

Таковое возможно, когда обязанности по хранению и использованию материалов возложены на одного человека и им же проводится опись расходных материалов.

Часто решение о целесообразности списания принимается бухгалтером, одновременно являющего собой комиссию по списанию в одном лице. Бухгалтером выбирается и форма акта, наиболее подходящая по ситуации.

Действующие нормативы

Отсутствие ратифицированной формы акта о списывании материалов, бухгалтеров ставит перед сложным выбором – составлять подобный документ или нет.

Какая может быть причина списания калькулятора в акте на списание смотрите в статье: акт на списание канцтоваров.

Про образец акта списания запчастей на автомобиль, читайте здесь.

Однозначно, что акт нужен. Прежде всего, он обеспечит обоснованность и достоверность учета для самой организации. Кроме того предотвращаются притязания налоговых органов относительно документального доказательства материальных расходов.

При любом расходе ТМЦ создаются акты списания материальных ценностей. Образец их может отличаться в зависимости от причины списывания.

Форма акта на списание материалов разрабатывается организацией самостоятельно. Разработанный документ утверждается в учетной политике. При необходимости документ может дополняться в зависимости от обстоятельств.

Образец заполнения

Приведем образец акта списания материальных ценностей, пришедших в негодность, на примере столовой детского учреждения.

Шаг 1. Заполняем номер и дату, наименование организации, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН и КПП учреждения, материально ответственное лицо, членов комиссии по поступлению и выбытию активов, реквизиты приказа, на основании которого действует комиссия.

Шаг 2. Комиссия в присутствии (в нашем случае) заведующего столовой проверяет, действительно ли ценности пришли в негодность, что и удостоверяет подписями. Принимает решение о необходимости исключить из ценностей предметы, не удовлетворяющие требованиям к ним.

Шаг 3. После заполнения всех необходимых полей заполняется последний лист с подписью председателя и членов комиссии. Ими могут быть административный персонал организации, работники бухгалтерии, иные специалисты.

Оформляется в двух экземплярах. Один из них передается в соответствующую службу с целью отражения данных в бухгалтерском учете. Второй остается у материально ответственного лица как документ, подтверждающий выбытие материала.

Пример заполнения акта на списание автотранспорта

После осмотра пострадавшего в аварии легкового автомобиля, закрепленного за подразделением «Офис» ООО «Мир производства», комиссия вынесла решение о финансовой нецелесообразности восстановления (дефектный акт от № 2).

Приказом директора от № 14 принято решение о разборке автомобиля, продаже металлолома и оприходовании рабочих деталей на склад.

Автомобиль передан на разборку организации-подрядчику. Детали, находящиеся в рабочем состоянии, оприходованы в качестве запчастей. Металлолом передан на склад для продажи.

Акт на списание автомобиля от № 3 заполнен на основании:

• инвентарной карточки по учету автомобиля;
• дефектного акта от № 2;
• свидетельства о снятии с учета в ГИБДД;
• акта оказанных услуг подрядчиком от № 145;
• акта на оприходование материалов от разборки автомобиля от № 1 (форма № М-35).

Заполненный образец акта представлен ниже:

Скачать образец акта на списание автотранспорта

Для чего нужен акт о списании объекта основных средств

Акт списания основных средств — первичный документ, детализировано фиксирующий процесс выбытия ОС.

На основе информации, представленной в акте, производятся следующие действия:

• вносятся записи в инвентарную карточку списываемого ОС;
• в бухучете формируются проводки:
• по списанию ОС;
• отражению связанных с выбытием ОС расходов;
• оприходованию МПЗ, оставшихся от выбывшего ОС;
• отражаются внереализационные доходы (расходы) в налоговом учете (п. 13 ст. 250 НК РФ, подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Существуют унифицированные формы таких актов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от № 7). Различаются они сферой применения:

• ОС-4 – для ОС, кроме автотранспорта и группы ОС;
• ОС-4а – для автотранспорта;
• ОС-4б – для группы ОС.

Об основных правилах отражения информации о списываемых ОС в формах ОС-4, ОС-4а, ОС-4б читайте в статьях:

• «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС»;
• «Унифицированная форма № ОС-4а — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № ОС-4б — бланк и образец».

Для формирования акта списания основных средств организации вправе применять бланки собственной разработки с указанием всех требуемых сведений (пп. 2–4 ст. 9 закона «О бухучете» от № 402–ФЗ).

О том, как правильно составить на акт о списании основных средств образец заполнения, расскажем в дальнейших примерах.

Акт на списание ТМЦ: образец

Товарно-материальные ценности

• Сырье – это компоненты, материалы, которые в дальнейшем будут использованы в производстве;
• Незавершенное производство – продукция, производство которой не завершено, которая находится в стадии производства;
• Готовая продукция – это продукция, которая прошла все стадии производства, готовая к реализации;
• Запасы – имущество организации, которое по какой-либо причине не используется в данный момент и передано на хранение.

Под списанием ценностей понимается снятие ценностей с учета компании, оформленное документально. Чтобы оформить списание, используют акт на списание материалов, образец которого представлен в конце статьи.

Причина списания материалов может быть разной: если это сырье или незавершенное производство, то, так как данные материалы подразумевают дальнейшую работу, их рано или поздно спишут со склада в производство, готовая продукция или запасы компании по разным причинам могут испортиться, сломаться, прийти в негодность.

Читайте также: Акт обследования (проверки) жилищных условий. Образец 2019 и правильное составление

Прежде, чем заполнять акт о списании материальных запасов, комиссия должна произвести следующие действия:

• Провести осмотр ценностей;
• Выявить причины, по которым ТМЦ подлежат списанию: поломка, порча в результате происшествия, износ;
• Определить виновных лиц, если в ходе осмотра будет выявлено, что поломка или порча имущества произошла по вине определенных работников;
• Определить дальнейшие действия со списанным имуществом;
• Составить акт списания материальных ценностей (образец представлен ниже);
• Утвердить составленный документ у уполномоченного лица;
• Оценить стоимость списываемых ценностей;
• Проконтролировать уничтожение ценностей.

Основание для составления

Основанием для составления может быть:

• проведенная инвентаризация, в ходе которой выяснилось, что некоторые из объектов учета необходимо утилизировать;
• инициатива ответственных за использование ценностей лиц (МОЛ).

Причина списания материалов в акте на списание зависит от того, какие именно материальные ценности предполагается списать. Например, утилизация мягкого инвентаря может быть обусловлена износом вещи, канцелярские товары должны быть переданы по ведомости от МОЛа непосредственному пользователю (ведомость выдачи ценностей на нужды учреждения по форме 0504210), посуда вносится согласно книге регистрации боя посуды (код формы 0504044). В случае уничтожения предметов инвентаря по утвержденным документам требуется их приложить.

Ответственными лицами являются члены комиссии по поступлению и выбытию активов. Они назначаются приказом руководителя учреждения.

Порядок процедуры списания

Материальные ценности учитываются по фактической стоимости приобретения. В сумме не учитываются данные косвенных налогов, оплаченных поставщику. Идентичные группы товаров могут иметь различную стоимость при покупке неоднородных по цене партий. Списание ценностей производится в зависимости от способа, утвержденного в учетной политике:

1. Поступивших первыми на склад (ФИФО). Для получения данных о стоимости необходимо ведение учета по партиям поставок.
2. Учтенных по средней себестоимости. Способ характеризуется изменением (усреднением) стоимости остатков при каждом новом поступлении партии товаров.
3. По себестоимости каждой единице учета.

Способ, закрепленный внутренними документами, не может меняться при списании ценностей. Для передачи в производство путем списания ценностей используется требование-накладная М-11(или лимитно-заборная карта № М-8, накладная № М-15) и акт.

Сложность определения перечня обязательных документов состоит в том, что требования бухгалтерского учета не содержит необходимость составления акта, но для налогового и управленческого учетов предприятия акт необходим.

Для списания с утилизацией, внешнего применения или без определенного назначения в обязательном порядке используется акт – документ, подробно устанавливающий назначение списания материальных ценностей. В ряде случаев акт составляется в присутствии представителей сторонних организаций – санитарного, пожарного контроля.

Читайте также: Служебный Акт и Акт служебного расследования. Образец 2019 и правила составления

Действия после составления акта о списании материальных ценностей

После оформления документа и признания ряда материалов списанными бухгалтеру надлежит сделать проводки:

• Д94 К10. В ней должна отражаться балансовая стоимость списанных материалов. Нужные данные можно взять из самого акта.
• Д20 К94. В проводке по такой форме нужно отразить стоимость недостачи или порчи материалов в переделах максимальной убыли. Информацию можно получить из акта о списании и специальной бухгалтерской справки. Если же лимит естественной убыли был превышен, придется вместо счета по форме Д20 дополнительно составить субсчета.

В некоторых случаях бухгалтерии придется использовать иные проводки. К примеру, порча материальных ценностей могла произойти по причине природной катастрофы. Тогда делают проводку Д99 К10. Если применялся договор безвозмездного пользования, формируются проводки Д91/2 К10 и Д91/2 К68, то есть НДС.

Информация, указанная в акте, используется бухгалтерскими работниками для формирования данных по счетам, оформления операций движения ценностей. Источник списания определяет счет синтетического и аналитического учета.

Образец и пример составления

Списанию подлежат различные ценности – это могут быть испорченные, поврежденные, негодные товары, оборудование, сырье, материалы и т.п. Компания сама вправе определять перечень этих предметов и основание для списания.

Законодательство не предъявляет строгих требований акта, поэтому каждая компания вправе самостоятельно разработать удобный для себя образец. Обычно в акте отражают такую информацию:

1. В верхнем правом углу ставится виза директора «Утверждают», а также прописывается название компании и дата оформления этой визы.
2. Далее следует название документа и еще раз ставится дата (это день составления документа).
3. Затем прописывают состав комиссии работников, которые проанализировали ситуацию, осмотрели соответствующие товары и другие ценности и приняли решение об их списании. Обычно в эту комиссию входит сотрудник, работающий на складе (кладовщик, заведующий складом), главный бухгалтер. Участвовать в списании может и лично директор, особенно если речь идет о достаточно больших суммах.
4. Затем прописывают решение о списании и его обосновании – обычно в связи с непригодностью, невозможностью дальнейшей эксплуатации по назначению.
5. Основная часть документа – это подробный перечень всех списанных товаров.
6. Далее каждый член комиссии должен поставить свою подпись и расшифровать ее (фамилия, инициалы), указать должность; также в акте ставит оригинальная печать компании.

Как правило перечень формируют в виде таблицы, содержащей такие графы:

• номер из списка (по порядку);
• название материала (указывают в соответствии с принятой номенклатурой или другими документами);
• общее количество, которое нужно списать;
• сумма по каждой строке;
• примечания – при необходимости.

В конце таблицы обязательно указывают общую сумму списания (как цифрами, так и прописью).

Важно понимать, что акт является полноценным юридическим документом, относящимся к финансовой отчетности. В дальнейшем он будет использоваться бухгалтерами для внесения данных в другие финансовые бумаги. Также оригинал акта могут потребовать и проверяющие органы, чтобы определить точную сумму и перечень списанных объектов. В связи с этим целесообразно составить документ в нескольких оригинальных экземплярах.

Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламПример приказа о проведении инвентаризации на предприятии мы приводили ранее, ознакомиться с ним можно здесь.

Правила составления акта на списание материальных ценностей

Учетная политика не предусматривает формирование единого образца акта списания. Каждая конкретная организация должна сформировать бланк в соответствии с нормами делопроизводства и индивидуальными нуждами предприятия. Документ должен быть составлен в двух экземплярах:

1. Один из них хранится у материально-ответственного сотрудника.
2. Другой – в бухгалтерии.

Читайте также: Акт инвентаризации - Образец 2019 года

Обычно процедура списания проводится специальной комиссией, которая действует на временной или постоянной основе. Комиссия обязательно должна состоять из лиц, на которых лежит материальная ответственность за определенные ценности организации. Члены комиссии имеют все полномочия для составления акта списания. После формирования акта он подписывается комиссией и передается для ознакомления руководителю предприятия. При составлении документа может использоваться типовой образец акта.

В комиссию должны входить:

• Главный бухгалтер.
• Лица, которые несут материальную ответственность за указанные ценности.
• Специалисты по конкретному профилю, если списанию подлежит профессиональное оборудование.

Состав в обязательном порядке назначается руководством данной организации. После проведения комиссии бухгалтеру надлежит отразить балансовую стоимость списанных материальных ценностей и размеры их повреждения. Записи делаются на основе предварительно составленного акта.

Если в списании задействованы виновные лица, потребуется произвести расчеты по компенсации материальных убытков предприятия. Списание может произойти вследствие природной катастрофы. Но тогда потребуется не только акт на списание, но справка из бухгалтерии по форме.

Пример заполнения акта на списание групп ОС

Инвентаризационной комиссией в подразделении «Офис» ООО «Мир производства» обнаружены неиспользуемые в деятельности принтеры (заменены новыми МФУ с высокой производительностью).

Приказом директора от № 5 постановлено продать обнаруженные принтеры.

Акт о списании основных средств (группы принтеров) от № 2 составлен на основании:

• инвентарных карточек по принтерам;
• акта инвентаризации от ;
• акта купли-продажи принтеров от № 12.

Заполненный образец акта выложен ниже:

Скачать образец акта на списание группы ОС

Образцы акта и заключения комиссии по списанию основных средств

Акт списания основных средств, по сути, представляет собой заключение компетентной комиссии о возможности списания одного или нескольких объектов. На бланке акта при этом сначала указывается информация об объекте и сведения о событиях, предшествующих списанию. Приведем пример.

По результатам осмотра сооружения для хранения инвентаря, принадлежащего подразделению «Склад» ООО «Мир производства» и числящегося на его учете в составе ОС, выявлена его непригодность для дальнейшего применения по причине физического износа и составлен дефектный акт на списание ОС от № 3.

Сведения из инвентарной карточки деревянного сооружения:

1. Сотрудник, отвечающий за его сохранность, — комендант А. А. Головлев (учетный номер — 000165).
2. Инвентарный номер — 0001596СК.
3. Дата выпуска (постройки) — .
4. Дата начала эксплуатирования — .
5. Срок полезного использования — 168 мес.
6. Фактический срок эксплуатации - 131 мес.
7. Период эксплуатации — с до (139 мес.).
8. Первоначальная стоимость — 364 268 руб.
9. Сумма списанной амортизации — 284 042 руб.
10. Остаточная стоимость — 80 226 руб. (364 268 – 284 042).

Демонтаж сооружения проводился штатным рабочим, труд которого оплачивался по соглашению от № 1 к трудовому договору. Затраты на оплату труда составили 10 640 руб. (в т. ч. страховые выплаты 2 455 руб.). Сооружение разобрано за 1 день ().

После разборки сооружения доски (50 шт.) рыночной стоимостью 120 руб./шт. оставили для хознужд.

Укрепляющие металлические конструкции (5 шт.) стоимостью 1 130 руб./шт. оставили для продажи в качестве металлолома.

По итогам демонтажа сооружения составлен акт на списание ОС от № 4 (утвержден директором ).

Заполненный образец акта списания основных средств смотрите ниже:

Скачать образец акта на списание ОС